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  • 您的位置:在点网 > 范文 > 公文文书 > 会议纪要 > 怎样整理会议纪要 正文 2017-06-09

    怎样整理会议纪要

    相关热词搜索:会议纪要 整理 土地整理会议纪要 市容市貌整理会议纪要

    篇一:如何做好会议纪要

    如何做好会议纪要

    课程描述:

    作为一名行政工作者,尤其是助理、秘书等,跟随领导参加各种会议并撰写会议纪要是我们的重要工作内容之一。但会议讨论内容杂乱无章、无关话题太多等因素往往让我们无从下手,不知该如何整理编写出一份高质量的会议纪要。

    通过本课程的学习,您会清晰地了解到做好会议纪要的基本流程。同时,我们将通过案例,为您提供做好会议管理的相关技巧与方法。

    解决方案:

    他山之石,可以攻玉。

    虽然各行各业做会议纪要的方法各有不同,但万变不离其宗!下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程,以便大家参考,帮助我们少走弯路,直达成功。

    要做好会议纪要,我们一般要做好四个方面的工作: 一是完整记录会议; 二是做好会议整理; 三是明确纪要内容; 四是提升纪要专业性。

    完整地记录会议内容是做好会议纪要的基础工作,我们要予以重视。在会议过程中,我们要明确记录会议的时间,包括开始时间、中途休息时间以及会议结束时间;同时,我们还要记录发言人的相关信息,包括发言人的姓名、职称和所属部门。当然,最重要的还是他们详细的发言内容。我们在记录时,要注意将发言内容与发言人一一对应,便于后期查阅和整理。同样,我们也要标记多次提及的重要内容和会上不能及时理解的内容。他们所提及的相关资料或演示资料也是

    需要我们做记录的,我们可记录下资料的名称和对应演讲人姓名。

    做好会议纪要的第二步重要工作就是对会议内容和资料进行整理。除了会上记录的内容需要整理外,我们还要整理会议涉及的资料,包括演示资料,需要我们根据记录的名称找出该资料,并根据发言人所表达的意思提取资料重点,必要时,可原文借鉴;还包括会上发放的资料,需要我们对会上发放的资料进行整理,勾画出发言人涉及的重点内容,便于纪要编写时采用。

    接下来,我们要通过注意纪要内容的编写技巧做好会议纪要。 一般而言,会议纪要包括两大部分,一是导言,该部分内容最需要注意的就是呈现内容要清晰明确。我们要写明以下内容:纪要标题、会议名称、会议地点、会议时间、成文日期、与会人员、会议背景、会议目的、会议总体收获等。另外,在正文部分,我们要注意的是要将正文写的内容简练、重点突出。

    最后,我们还需要通过提升纪要的专业性来做好会议纪要。

    最后,我们把这几个方面结合起来,就形成了“会议纪要”的整

    套方法流程。

    或许文字的话大家并不是很清楚,我们可以看下面的思维导图,能让你更加形象的理解和明白该如何做好会议纪要。

    篇二:做好会议记录的技巧和注意事项

    做好会议记录的技巧和注意事项

    浙江海洋学院办公室 杨 宁

    操办会议事务,是秘书的本职工作。任何一次成功的会议,都缺少不了秘书的创造性和服务性劳动。仅围绕会议议题,秘书人员做好会议记录,就要付出许多的精力和汗水。因此,本文对秘书人员做好会议记录中的技巧和注意事项作一探讨,从一个侧面来认识秘书在会议中的职责。

    一、会前记录准备

    选好记录人员是做好记录的关键。记录人员需要有良好的素质,要有认真负责的态度,具备秘书工作知识,掌握基本技能,如果能学会速记就更好。同时也需要实际训练,提高记录速度。会议一般要有相对固定的记录人员。专人负责,可以熟悉出席人员,了解会议有关内容,熟练掌握记录基本方法。如果是临时指派的人员,会务工作负责人就必须向其交代清楚记录要求,必要时会前做些适当的辅导。

    记录人员要准备好记录工具。一要准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和用于会议记录的纸张。会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸,使用灌注有黑色、蓝黑色墨水的钢笔。若用圆珠笔,也必须是经国家档案局鉴定的,这种圆珠笔芯上标有“DA”(档案的拼音字头)标记。二要准备录音机等现代记录工具作为手工记录的补充。使用录音机时要备有足够的磁带,重要的会议要有录音,从而使整理会议记录时“有据可依”,定期召开的会议一般不录音。但记录人员不能迷信录音机,不能凡会录音,而当场不手工记录,指望会议结束后根据录音来整理。其实会后根据录音整理,往往要花费会上好几倍的时间,记录速度慢,不易把握重点。要提倡会后将书面会议记录对照录音校对,保证记录准确无误。还可选择笔记本电脑、电子记事本等工具来记录会议信息。

    记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人和发言人,或扩音设备旁,便于准确清晰地聆听他们讲话内容。从某种程序上谈,记录人员比一般与会人员更为重要,安排记录席位要充分考虑其工作的便利性。

    二、会间记录服务

    会议记录是会议内容和过程的真实凭证。一份完整、简洁、条理清楚

    的会议记录可以作为今后回顾已讨论过的事务查阅参考的凭证。记录必须体现会议的实际进程、会议的主要情况、发言的主要内容和意见,必须记录完整,不能遗漏。要清楚而简洁地记载会议进程,不要与详细报告或载录混淆起来。记录应做到条理清楚,内容表述要准确真实,不要含糊,(转载于:www.zaIdian.cOM 在点 网:怎样整理会议纪要)更不能有任何内容错误。记录人员应当有高度的责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。

    会议记录一般使用统一标准的记录本,应该记录的内容大体有:会议名称,包括会议的全称及届次;时间,会议起止的具体时间;会议地点;到会人,包括出席人、列席人、主持人;缺席人,包括缺席人姓名及缺席原因;记录人;会议议题;讨论经过;议决事项等。记录一般采用笔录方式,或用录音等会后整理的方式。从记录的详细程度来看,记录可采用详录和摘录两种方式。重要会议需要详细记录,要求做到“有言必录”,包括发言中的插话。这种记录除了要用速记方法外,还可借助录音器材。日常会议通常采用摘要记录的方法,选择那些与会议主题相关的内容进行记录。这种方法要舍弃一些内容,记录主要精神。详录和摘录这两种方法有时需要结合起来运用,即使摘录,重要发言、议决事项也需要详录。

    记录人员的笔记要流畅,易于理解,同时不失真,就得掌握记录的技巧。一“快”,书写运笔要快。字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。二“要”,择要而记。就记录一次会议来说,要围绕议题,主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题,结论性意见、决定或决议等作记录。就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,可以不记论证过程。就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。三“省”,在记录中正确使用省略法。使用简称、简化词语和统称,省略词语和句中的附加成分。四“代”,较为简便的写法代替复杂的写法。如用姓代替全名,笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字,数字和国际通用符号代替文字,汉语拼音代替生词难字,外语符号代替某些词汇等。

    三、会后整理完善

    会议纪要内容的来源是会议记录。因此,会后及时整理好会议记录很重要。由于现场记录十分紧张,字迹不可能很清晰,而且每个人都有一套适合自己的现场记录法,有些常用术语,当场记录时往往简化了,不及时

    整理,隔时一久,有些问题就搞不清楚了。整理时,一方面要把简化的语句尽可能完善,另一方面要把多余的“这个”、“那个”等口头禅去掉,尽可能做到语言文字规范化,当然不能变动原意。对于不清楚不明白空缺的内容,要及时请教发言人进行完善,或者对照录音进行补充完整。

    整理好的会议记录,一般都应存档。有些会议记录对会后的工作至关重要,对于这类会议应该迅速建立专门的档案,除会议记录外,与会者的名单、联系地址、会议的组织情况、下一步编印的会议纪要和其它有关资料也应视情况一并存档。将会议资料归档,不仅便于查找,而且对组织下一次类似会议也有参考价值。

    四、倾听的注意事项

    倾听是记录人员从会议上吸收信息的主要渠道和方式,是其参加会议主要任务。当会议的忠实听众,应该是记录人员扮好会议角色的基本要求。

    1.耳到心到。要做到“耳到”,无论遇到自己感不感兴趣的话题,或者发言者对不对自己的口味,记录人员都必须调整好自己的心态,全身心投入聆听。倾听应该是用心听讲,专心听取每位与会者的讲话发言,领会讲话内容,思考发言的内涵,要听出弦外之音。

    2.聚精会神。记录人员倾听时要神情专注。专心听取会议发言,是对发言者的尊重,也是会议的基本纪律。会场上心不在焉,三心二意,左顾右盼,旁若无人,只能是自掉身价,损坏了秘书人员良好的形象。

    3.苦练坐功。学会倾听,要学会端坐,正所谓“坐有坐相”。记录人员要有正确的坐姿,在会议过程中尽可能自始自终正襟危坐。同时还要坐得住,不能轻易离席,进出会场,这样会中断记录内容。不要抽烟,频繁喝茶,这样容易打断记录思路。

    4.排除干扰。记录人员的手机一般不要关闭,可将通讯设备设在静音振动状态,以备拨打接听与会议有关电话,无关电话一律不接。若自己的邻座健谈,不断要与自己私下交谈,记录人员要设法婉拒,告知自己在专司记录,无暇交流。

    篇三:会议记录及整理方案(2014.11)

    会议记录及整理方案

    一、会议记录要求:

    1、规范会议记录格式,写完会议记录要全面检查,不能出现错字、别字、漏字、语句要通顺,且为书面语,不能出现口语。

    2、各小组要确定有固定的会议记录人员,笔记本,并统一使用已规定的会议记录格式,会议记录在会后的第二天之前完成。

    3、会议记录要进行分类(按性质分类:如按小组会议、负责人会议、全体会议、后备人员会议等)

    4、每次会议记录要附有会议照片(照片要求注有日期和会议主题,且照片要清晰、具有会议特征体现性)

    5、会议记录要求完整(包括以下内容):

    ①会议名称(包括召开会议的组织、会议的年度或届次、会议性质)如:

    xxx年“团委学生会”第x次负责人会议

    xxx年“团委学生会”xxx部第x次小组会议

    ②会议时间:(年、月、日还要注明上午、下午或晚上及具体钟点) ③会议地点:(要求要具体)

    ④人员:包括主持人、嘉宾(要写完整的姓名和职务)、记录人、与会人员(人员级别和范围)

    ⑤签到情况

    ⑥会议议题、会议内容、会议反映问题及相关情况

    ⑦会前准备工作,所需会议资料

    ⑧会议照片

    二、会议记录归档:

    ①会议记录相关资料的收集(包括照片)

    ②会议记录的初步撰写

    ③会议记录的审核

    ④会议记录的汇总(每个小组每个月进行一次会议记录汇总) 各小组的会议记录可按照以上流程进行,并选定相关负责人。

    ⑤除小组会议以外,其他会议记录由文秘部负责会议记录的整理和记录的初步撰写,文秘部负责会议人员签到情况上报,新闻编辑部要指定会议照片负责人,并挑选三四张照片在会后第二天之前发到文秘部邮箱,把相关会议资料及照片收集好,进行会议记录归档,进行会议记录的审核,并及时发到“团委学生会”群共享。

    ⑥文秘部每个月进行一次全体会议记录汇总,包括集体会议,各部门会议、负责人会议。部门会议记录由各部长整理好其所在部门的会议记录及会议记录汇总,并在每个月的25号发到文秘部邮箱,由文秘部对会议记录进行统一汇总,进行汇总审核。

    会议记录表

    会议时间:会议地点:

    会议主题:主 持 人:

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