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  • 您的位置:在点网 > 范文 > 教师文章 > 文书学的产生 正文 2017-04-21

    文书学的产生

    相关热词搜索:文书学 文书学与档案学 古文书学

    篇一:文书学复习资料

    文书学复习材料

    第一章 绪论

    (一)文书的含义及相关概念

    1.识记:(1)文书的概念:文书:是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。

    (2)文书的形成条件:①文字的形成是文书产生的必要条件;②社会组织的形成是文书产生的充分条件。

    (3)文书发展与进化的表现形式:①文书的制成材料;②文书的用途和格式。

    2.领会:文书同公文、文件的区别与联系:①文书和文件是两个十分相近的概念,它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。但文书还可指从事此项工作的职业和人,而文件则不具备;②公文是文书的一种类型。公文是指在公务活动中形成的文书或文件。

    (二)文书的特点和作用

    1.识记:(1)文书的特点:①文书的记录性;②文书的传递性。

    (2)文书的记录性:是文书内容对社会现象的反映状态,它是由文书的形成过程及其结果决定的。

    (3)文书的传递性:是文书实体作为信息形式的运行状态,它是由文书的制作目的决定的。

    2.领会:(1)文书的作用:文书的作用是指文书作为一种信息记录,在人类社会实践活动中独立承担的功能。一方面,文书的作用是由文书的基本特征决定的,它是文书的内在属性的外化形式;另一方面,文书的作用又是一种相对独立的形式,是其他信息载体不可替代的。

    ①传播信息作用。文书作为一种信息的载体,其首要作用在于传播信息,这是由文书的形成特点决定的。人们制作文书的目的,就是要把一定的信息传递给受文者。如果文书失去了传播这一运动形式和基本功能,文书的“生命”就终止了。但是,文书信息的传播有着自身独特的规则,如行文的方向、行文的程序等。因此,文书传播作用的结果,往往不是形成系统的理论知识,而是一种真实的实践过程。

    ②凭证依据作用。文书作为一种信息载体,同其他载体的显着区别就在于其记录性和真实性。文书的凭证依据作用,取决于文书的形成主体和文书内容的权威性。就文书的形成主体而言,是社会组织或个人,其身份是真实的、合法的;就文书的内容而言,是人类社会实践的直接记录,其成分是原始的、可靠的。因此,文书成为人们从事现实活动的依据,继而成为人们追溯历史的凭证。

    ③不同的文书种类,由于其记录信息内容的差异,其传播信息作用和凭证依据作用还会表现在法律、教育、管理等不同的领域,并存在质、量的差别。

    (三)文书与文书工作的演化

    1.识记:古代历朝文书和文书工作演化发展的历史:

    (1)初创期——先秦。①夏朝。早在夏朝,公务文书由太史令负责拟制和管理。②商朝。在商朝,史官分工明确化;文书机构专门化,太史寮成为我国最早的专门化的国家文书机构;文书形式多样化;文种表达复杂化;形成过程制度化。③西周。在西周,出现了新的文书机构和文书人员;文书种类更丰富;初步形成了正副本制度、公文拟制制度等文书制度。④春秋战国。在春秋战国时期,文书种类明显增多;在文书制度方面,拟文制度、用印制度、职官制度、公文传递制度等;文书制成材料上,缣帛文书、石刻文书等陆续出现。

    (2)确立期——秦汉。①文书机构。秦朝中央设丞相府,御史大夫主管机要文书;东汉光武帝时,尚书台成为国家核心文书机构。②文书制度。有了严格的文书体式;用印制度;校勘制度;传递制度。③文书种类。下

    行文,上行文,专用文。④文书材料。出现了郑重、珍贵、便于长久保存的铁质文书。革命性的变化在于西汉初年出现麻纸、絮纸,东汉蔡伦改进造纸术,纸张开始逐步成为主要的文书材料。

    (3)文书的发展期——魏晋南北朝。①文书机构的变迁。三公九卿制逐步向三省六部制过渡。②文书理论的成熟。出现了明显的“文”、“笔”之分;出现了一批专门写作公文的人;首次出现了公文写作理论总结。③文种的变化。④书写材料的变化。纸张成为唯一的书写材料。⑤文书制度的演变。卷轴制度得以普及并出现了用印制度、骑缝、押缝制度和连署制度。⑥文体的演变。先秦至两汉,公文多以散文体为主。而发端于两汉的骈体,经魏晋,至南北朝时兴盛,成为公文写作的主流。

    (4)成熟期——隋唐。①文书工作与档案工作开始相分离。②文书机构的设置更加健全。③文书种类增多。④文书制度进一步健全。

    (5)进一步发展——宋元明清。最大的特点是文书工作制度更加健全。主要有:①文书工作与档案工作的全面分离。②明确提出一文一事制度。③赋予贴黄制度的新含义。④形成了引黄制度。⑤健全了公文的保密制度。⑥元代制定了严格的文书工作官吏选拔制度。⑦首创照刷、磨勘制度。⑧完善公文传递制度。

    2.领会:文书工作演化发展的规律:

    (1)文书制成材料的改进。文书制成材料的特点以及与不同文书功能相适应的选材要求,不仅关系到文书的寿命,而且反映了文书的形成及其规律。

    (2)文书的种类、用途和制度的变迁。文书用途的变化是其所记录的信息内容变化的反映。随着人们交流形式的增加,产生了私文书和专用文种;随着管理内容的复杂化,文书从较为单一的传递向多种传递方向发展,产生了平行文书及其公布形式;随着管理方式的规范化,文书的格式日趋固定。文书用途的变化结果是产生用以区别其用途的文书名称。

    (3)总之,文书与文书工作的发展变化,是同社会发展相联系的。从总体上看,人类社会的发展,需要文书这样一种信息交流的方式;从具体形式上看,文书的种类、用途、载体和制度的变化,又是各种信息交流方式的表现,它必须服从和服务于社会管理方式的需要。

    (四)文书学的形成

    1.识记:(1)文书学的酝酿阶段:①汇集文书的资料;②研究文书的撰制;③制定文书工作规则。

    (2)文书学的形成阶段:从20世纪初至40年代末,随着封建社会的解体,新生的政权出于管理国家事务和提高行政效率的需要,多次对文书工作进行改革。这就从主观上促使人们对文书及文书工作进行较为深入的了解和分析,相应地在客观上形成了较为系统的文书工作知识成果,初步形成文书学理论专着,较为系统的文书工作知识成果的出现标志着文书学的形成。

    (3)文书学的发展阶段:从20世纪50年代开始,主要标志:①设立专门的文书学研究机构;②出版大量的文书学学术专着。

    (五)文书学的体系及特征

    1.识记:文书学的基本特征:①应用性与理论性的统一;②综合性与独立性的统一。

    (六)文书学的学习及研究方法

    2.领会:学习文书学的意义:①有利于继承优秀的文化遗产;②有利于总结管理活动的经验;③有利于提高公务人员的技能。

    第二章公务文书

    (一)公务文书的特点

    1.识记:(1)公务文书的特点:①是由法定作者制发的;②具有法定的权威性;③具有现行效用;④具有规范的体式;⑤具有特定的处理程序

    (2)法定作者的含义:是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人。

    (3)公文现行效用的含义:是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力,具有依据和凭证功能。

    2.领会:

    (1)三种主要行文名义

    (2)公文的特定读者

    (3)公文的特定权威

    3.简单应用:

    (1)公文的生效标志

    (2)公文的发文名义

    (3)现行公文失效的条件

    (4)越权行为的判定

    (二)公务文书的功能

    1.识记:(1)公文的基本功能:公文在公务活动中所发挥的有利基本作用。

    (2)公文基本功能的表现形式:①公文是公务管理的工具;②公文是社会沟通的手段

    (3)公文的具体作用:①策令作用;②规范作用;③宣传作用;④联系作用;⑤凭证作用

    2.领会:(1)公文功能的最大优势

    (2)公文凭证依据作用的体现和价值

    (三)公务文书的效用

    1.识记:(1)公文的现行效用:又称现实执行效用或时效,是指公文于其内容所针对的现行公务活动中并直接发挥实际效用。具体来说,是指公文在一定的时间、空间、机构和人员范围内,对机构或个人行文产生的约束力、强制执行力和其他强制性影响。

    (2)公文的历史效用:是指其对印证历史事实、反映历史发展过程所产生的权威性影响,是其转化为档案的内在依据。

    (3)公文的现行效用生效的条件:

    A.公文生效的实质要件:①公文的作者必须依法存在,享有与公文内容相一致的法定权利,能以自己的名义和行为享有、承担、履行同公文产生的实际后果相适应的法定权利、责任和义务。②公文的内容必须合法,不得与宪法、法律和其他效用等级高的公文相抵触,应与相同效用等级的公文协调一致。③公文的内容必须限于作者的法定权限范围内,越权无效。③公文内容必须为作者真实意思的表示。

    B.公文生效的形式要件:①公文的形成或处理必须履行法定的程序手续,符合法定的时限规定。②公文的体式应规范、完整、正确,有法定体式的必须按其制作。③公文中必须有能对作者合法性、真实性、权利范围以及对作者意思表示和公文形成过程的真实性提供证据的内容或标记符号。④公文中必须有准确反映公文现行效用时间范围的标记,至少应反映出公文的生效时间。

    2.领会:(1)公文现行效用的范围:

    ①时间范围:

    A.公文的生效时间,即公文现行效用时问范围的起点,通常有以下几种情况:a.公文自形成之日起生效。b.公文自通过或批准日起生效。c.公文自公布日起生效。d.以公文自身规定的时间为生效时间。e.以其他公文规定的时间为生效时间。f.以公文送达规定受文者的时间为生效时问。

    B.公文的失效时间,即公文现行效用时间范围的终点,通常有如下几种情况:a.公文本身规定了停止生效的日期,到期自行终止。b.由其他合法公文规定公文现行效用的终止It期。c.效力等级高的有效公文生效后,与之相抵触的效力等级低的公文一律即行失效。d.公文被具有法定权利的机关依法定程序明令废止、撤销而失效。e.公文随相应新公文依法生效而全部失效或部分失效。f.公文针对的事物本身具有明确的有效期限,逾期公文自然失效。g.公文针对的社会事实已完全消灭或公文规定的任务已完成,公文自然失效。h.公文制发机关不复存在,又无其他合法机构继承其相应职能的,机关被撤销之日起公文失效。i.不具备反复适用性质的公文所针对的事务已一次性处理完毕,除法律、法规或其他有效公文有专门规定外,公文不再适用于处置同类事务,自行失效。j.不同作者就同一事项前后制发有不同规范性内容的公文,除法律法规有特别规定外,效用等级低的公文全部或部分失效。若公文的效用等级完全相同,一般由双方作者共同的上级机关或司法机关作出裁断,撤销、废止公文或纠正其中不一致的内容。

    ②空间范围:

    A.宪法、法律、行政法规和由国务院各部门制定的规章等和其他由中央国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在全国范围内生效,但另有规定的例外;地方性法规和地方规章和其他由地方国家机关及其部门制发的带有规范性的公文在本行政区域内生效;民族自治地方的自治条例在本自治区域内生效。B.由公文本身依法明确规定。C.由有关法律、法规和规章予以明确规定。D.由有关法定机构依法予以认定。E.以公文内容针对对象的法定责任、义务、权利所及的范围为准。

    ③机构范围:

    A.宪法、法律对一切国家机构和社会组织产生效办。B.行政立法性的规范性的公文对作为行政相对方的一切社会组织发生效力。C.公文本身依法予以明确规定。D.以公文本身依法正确标明的主送机关为准。E.以公文本身依法正确标明的一切受文者为准。F.以法律、法规和其他效用等级高的文件中的规定为准。G.以依法应为作者实现或保护法定权益的机关为准。

    ④人员范围:

    A.宪法、法律、行政法规和由国务院各部门制定的规章效用所及包括全国公民及处于本国境内的外国人和无国籍人。B.地方性法规和规章效用所及只包括该地方的个人(转 载 于:wWw.zAIdian.cOM 在 点 网:文书学的产生)。C.各国家机构和社会组织内部制发的基本规范性公文效用所及包括该机构组织的全体组成人员。D.由公文本身依法予以明确规定。(5)由法律、法规和其他效用等级高的公文予以规定。

    (2)公文现行效用的等级:

    不同作者制发的公文,其现行效用在层次上也是有高低之别的。低等级公文的效用大都源生于高等级公文,因此,无论其内容还是形式均不得与高等级公文抵触。在不同效用等级的公文规范性内容不一致时,除特例外,应适用和执行效用等级高的。

    A.在规范性公文中,效用等级最高的是全国人民代表大会制定的宪法,其次是全国人民代表大会及其常委会制定的法律,再次是由国务院制定的行政法规等,再其次是由国务院各部门制定的规章等,接着是省级权力机关制定的地方性法规、自治条例等,然后是省级人民政府制定或批准的规章等。其后依此类推,按统辖权的大小排列公文效用等级。同一辖区内权力机关的规范性公文的效用等级高于同级人民政府的规范性公文。

    B.国家机构以外的其他社会组织制定的规范性公文的效用等级一般均低于国家机构制定的规范性公文。在这些社会组织内部,按其法定的组织序列排列的不同级别,组织制定的规范性公文的效用等级是,同级组织中权力机构制定的规范性公文的效用等级高于执行机构制定的。

    C.规范性公文之外的其他通用公文,按作者组织系统或专业系统的归属及法定级别和权限确定现行效用的

    等级。

    D.专用公文的效用等级大都由权威性机构以法规规章的形式予以明确规定,有的则需要遵从本领域内公认的习惯、惯例。

    E.私文的效用等级有些需依照法律法规的明确规定确认,有些则也需遵从公认的习惯、惯例。

    F.在我国由中国共产党各级组织制发的公文在效用等级方面具有一定的特殊性:其所制发的规范性公文分别是全党和党内不同级别的具体组织内部全体党员的行为准则和规范;其所制发的以执政党法定地位为支持的表明其各项方针政策原则的领导指导性公文则不仅对党内,而且对全国各项事业、各项工作有法定的决定性影响。同级党组织在法定范围内制发的此类公文的效用等级要高于同级国家机构和其他社会组织制发的领导指导性公文。中国共产党同样必须在宪法和法律范围内活动。

    3.简单应用:判断公文是否具有现行效用。

    (四)公务文书的分类方法及主要类别

    1.识记:(1)①正式通用公文:根据有关规定在各类社会组织共同使用的正式公文,具有法定性、规范性和通用性特点。

    ②内部通用公文:简称内部文书,即在社会组织内部通用的公文,具有复杂性、内部性和灵活性的特点。③专用公文:亦称专门文书,是某一业务系统、某一行业根据专门工作的特殊需要而使用的,具有该业务系统或该行业特定内容和体式的公务文书,使用范围具有极强的专门性和限制性。

    (2)①纸质文书:以纸张为物质载体的文件。纸质文书是目前公文处理工作中使用最为普遍、使用频率最高的。

    ②感光介质文件:以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。

    ③磁介质文件:以磁带、磁盘、磁鼓等磁性材料为物质载体的文件。

    ④电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

    (3)①规范类文书:由各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用,用以规范行为,具有普遍约束力的文件。

    ②领导指导类文书:由各级领导、指导机关及其领导人制发的用于颁布政令、部署工作、批复事项的文件。如命令、决定、指示批复等。

    ③报请类文书:由被领导、指导机关向有关上级机关汇报工作、反映情况、答复询问、提出建议、清求指示或批准时使用的文件。如请示、报告等。

    ④知照类文书:面向社会或特定范围(各类社会组织之间或在其内部范围内)为公布、通知有关事项、通报情况、联系工作、商洽事宜、交流信息而制发的文件。如通告、公告、通知、通报、公函等。

    ⑤契约类文书:由双方或数方为实现一定目的、明确双方权利、责任、义务而签订的作为工作依据或法律凭证的文件。如合同、协议书等。

    ⑥会议文书:是各类社会组织在其职权范围内制定的公开发布并反复适用,用以规范行为、具有普遍约束力的文件。

    (4)①绝密件:涉及党和国家最核心的机密的文书,一旦泄露,会使国家的安全和利益遭受特点严重的损害②机密件:涉及党和国家重要机密的文书,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害

    ③秘密件:涉及党和国家一般机密的文书,一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害

    (5)①上行文:下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文

    ②平行文:同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文

    ③下行文:上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文

    篇二:文书学复习资料

    文书学

    一、文书

    1.文书定义文书是国家机构、社会组织及个人在社会活动中为了处理各种事务而形成的具有特定效用的信息记录。

    2.文书特点:记录性和传递性

    3.文书的功能:记载功能、传递功能、凭证功能和存储功能

    二、文书的形成和发展

    (一)“文书”称谓的沿革

    1.殷商之前统称为“书契”

    2.周代统称为“官书”

    3.春秋战国以及秦统称“书”

    4. 汉代正式被称为“文书”

    (二)文书种类的变化

    1.从载体上看(主要是我国)

    ① 甲骨文书② 金文文书③ 石刻文书④ 简册文书

    ⑤ 缣帛文书⑥ 纸质文书⑦ 电子文书

    其他国家

    泥版 纸草 棕榈叶 桦树皮 羊皮纸 机制纸

    2.性质和应用范围来看

    ① 王命文书 ② 奏报(请)文书③ 官府行移文书

    (三)古代文书

    1.古代文书官职:史官、尚书、中书令、主簿

    2.古代文书机构:尚书省、内阁、六科、通政司

    3.古代文书制度:票拟制度 用印制度 用纸制度 勘合制度

    正副本制度 引黄、贴黄制度 照刷磨勘文卷制度

    (四)文书、公文和文件的三者之间的区别与联系及三者的概念起源

    1.区别:

    A文书和文件:文书一词出现较早,清代以前没有“文件”一词,故常把历史上形成的文件称为“文书”,当代形成的称为“文件”(特别是新型载体,如电子文件);此外,因为“文书”出现较早,因为还有一些引申含义,如可指从事相关工作的人员。

    B文件和公文:“公文”的概念包含于“文件”概念之中,从形成者和使用范围来看,文件可以分为公务文件和私人文件,而公务文件简称公文,“公文”概念的提出就是为了区别于私人文件。

    2.联系:文书、公文、文件都反映了社会活动,文字表达上都有一定的体式

    3.概念起源:

    A“文书”一词出现最早,最早见于贾谊的《过秦论》“禁文书而酷刑法”;

    B“公文”一词最早出现在《后汉书’刘陶传》:“但更相告语,莫肯公文”;

    C“文件”一词最早出现于清末,有“掌本阁公牍文件”的记载。

    (五)公务文书和私务文书的区别:

    1.公务文书是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中,形成的具有法定效用的信息记录,简称公文;

    2.私务文书是个人、家庭或宗族在与他人交往或处理私人事务的过程中形成和使用的信息记录,如日记、家谱;

    3.公务文书和私务文书的区别

    A作者不同;

    B作用和使用范围不同,前者较广泛,后者内容为私人事务,适用范围狭窄;

    C最后的保存处理不同,前者有查考价值的部分由档案室保管,后者由私人自己保管

    三、文书学

    1.文书学的基本特征:

    应用性综合性科学性政治性

    2.文书学发展的前提条件

    文字的形成是文书产生的必要条件、社会组织的形成是文书产生的充分条件。

    3.学习和研究文书学的意义

    有利于继承优秀的文化遗产、总结管理活动的经验、提高公务人员的技能

    4.文书学与档案学关系

    在秘书学、文书学、档案学三者之中,档案学产生最早,已有近70年的发展历程。 文书学大致与档案学同时产生,但在80年代以前一直被看作是档案学的一个分支。80年代以后,首先是档案学界将文书学视为与档案学并列的一门独立学科,因而文书学有了长足的发展并建立了自己的分支学科。秘书学虽然产生于80年代,但发展速度之快令人瞩目,现已初步构建起了一个由多门分支学科组成的学科体系。秘书学和文书学、档案学是并列科学,文书学是与秘书学密切相关的科学,档案学并非秘书学的相关科学,但档案管理学是秘书学的相关学科。 关于文书学和档案学是秘书学的分支学科的说法是不准确的。

    四、文书工作

    1.文书工作的含义

    文书工作也称文书处理工作,主要是指公文的形成、处理和管理的程序、手续等。

    2.文书工作的演化 文书工作的形成文书工作的确立文书工作的变革文书工作的发展

    3.文书工作的性质

    A综合性:表现为工作本身有综合性,与其它工作相互融合、渗透。

    B政治性:体现在文书工作作为统治者的工具和喉舌,传达、维护和实现统治阶级的利益和意图

    C专业性和技术性:有特定的工作范围、运动规律、专业术语、处理手段和操作环节上的技术

    要求

    D机要性:源于文件信息的机要性,很多文件内容涉及到党和国家的机密,因此要求建立严格的工作制度,要求工作人员有良好的政治素质和职业道德,做好技术保障

    E时效性:文件具有现实执行效用,要使这种效用得到充分发挥,就要求文件工作做到及时迅速,讲求时效。

    F规范性:指文件在形成、处理和管理等工作中,需要遵循的标准和统一规范

    4.文书工作的作用

    A现实意义:实现机关职能的重要条件

    机关工作的纽带、机关接收和传递信息的通道、机关联系人民群众的途径、领导和业务部门的工作助手、机关保密工作的重要环节

    B历史意义:国家档案事业的基础

    办理归档手续后这部分文件转化为档案,保存在机关档案室供机关查考利用;有查考保存价值的文件,在现实使用后,要进入暂时保存和永久保存的阶段

    5.文书工作的基本原则和要求

    A准确原则:文书工作质量的核心就是准确,准确原则贯穿于文书工作的全过程。

    B及时原则:要使文件的现实效用得到充分发挥

    C安全原则:文书工作的机要性决定了文书工作必须遵循安全原则文件处理手续。

    D精简原则:精简文件、精简文件处理手续

    基于以上四个基本原则,文书工作要求建立严格的规章制度和监督体制,提高文书工作者的质量意识,加强责任感;在文书处理上作时限规定;加强对于文书工作安全意识、保密意识的教育和落实;不能解决问题的、可发可不发的文件坚决不发,必须发的文件,要确定发送范围,严格控制印数,明确职责、减少层次、推行文书工作标准化。文书工作的四个原则是相辅相成、密切相关的,要做好文书工作,必须严格遵守以上四个基本原则。

    6.文书工作的任务

    A总体任务:根据工作的需要和客观实际,高质量的形成机关的公文,科学地组织和准确地处理机关的公文,有秩序而安全地进行公文运转,完整妥善地保管公文,正确地发挥公文的作用,有效地推进机关工作,为领导工作服务。

    B 7.文书工作的组织机构和人员; A文书工作的领导机构:各级党政机关和负责人 B文书工作的管理机构:各级党政机关办公厅室。设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。

    C文书部门的任务主要是形成文书、处理文书、保管文书

    五、文书处理程序

    含义:依据文书制发、办理和管理的规律,对文书工作中的一系列操作环节的有序组合与合理安排。包括收文处理、发文处理和办毕文书的处置等具体过程。

    (一)收文处理程序:

    收进阶段:签收拆封登记分发

    办理阶段:审核批办承办催办注办

    管理阶段:登记加工组织传阅对内催办等

    1.收进

    A签发 ——各单位的专(兼)职内、外文书人员在履行规定的手续之后,接受外单位发来的公务文书的活动。

    B收文登记 ——对收进、运转、处理的公文的完整数据进行记录的活动

    C分发 ——文书人员将收文分类筛选后,根据规定或常规,将进入运转过程的文书分送至各有关部门或人员阅知办理活动

    2.办理

    A拟办—— 由办公室或业务部门负责人或有关工作人员,对部分收文的办理提出建设性的意见,供领导批办时参考

    B批办 ——由组织的领导或部门负责人,对公文办理提出批示意见的决策性活动

    C承办 ——通过对文件的阅读、贯彻执行和办复,具体办理和解决文件内容所针对的事务和问题的活动

    承办的范围:通常需承办的公文有

    a.上级机关或本机关的指示,有的需向下传达贯彻,有的在本机关内部执行;

    b.上级领导交办的事项或需要办复的公文;

    c.来自下级机关的请示以及重要的报告;

    d.平行机关或其他不相隶属机关要求协作的函电、合同等;

    e.议案、提案和建议。

    D注办 ——承办人在公文办理完毕之后简要签注承办经过和结果以备查考的活动

    注办的内容:

    a.发文承办:注明其是否办复,复文号及复文日期;

    b.会议承办:注明会议名称、与会范围、决议与结果;

    c.电话或当面解决:注明时间、地点、有关人员与主要内容等,并标注承办人姓名;

    d.传阅承办:注明主要阅件人姓名和日期;

    e.通过现场办公解决:注明时间、地点、参加者、解决问题的方法、措施与结果。

    3.管理:

    A收文登记:对收进、运转、处理的公文的完整数据进行登录的活动。

    B组织传阅:即专(兼)职文书人员将公务文书在多部门或多位负责人之间传递,使之得到有效地阅知和处理的活动。

    组织传阅的作用:

    a.为领导决策和有关管理人员执行决策提供重要的信息支持

    b.有效控制机构中文件信息的流动方向和速度

    组织传阅的方式:与传统纸质文件相比,电子文件信息的可转载性、共享性等特点为 高效地组织传阅提供了纸质文件所不具备的优势。

    C催办:即根据承办时限和内容要求对部分公文的承办情况进行督促检查,以防积压的活动。

    (二) 发文处理程序

    含义:发文处理是指社会组织为履行法定职责,表达自身意志和愿望以推动实际工作有效进行而制发公务文书的过程。

    文稿的形成:拟稿、会稿、核稿和签发等

    发文的制作:注发、缮印、校对、用印和签署等

    发文的传递、公布和督促措施:传递、公布、对外催办及查办

    1.文稿形成

    A拟稿:是拟稿人根据领导的意图,在发文稿纸上进行文件起草的一种行为过程

    a.要求:撰写者应该站在发文机关的立场,从法定作者的角度起草文稿;按照构思或写作提纲撰拟文稿

    b.注意事项:

    体现领导意图,依法制文;

    反映工作需要和实际情况;

    符合文件写作规范;

    树立时间观念,及时行文

    B会稿:当文书内容涉及其他不相隶属(含同级)组织或部门的职权范围时,发文机关应依法同其协商,并征得同意或配合的活动

    应注意问题:

    a.准确掌握会商范围。尽可能不遗漏必要的协商对象,另一方面,为提高办文效率,除涉权者外,应尽量减少会商对象;

    b.采取多种协商方式,如:书面、登门、请来等

    c.若协商未果,会商各方应及时向上级反映情况,请求指示;

    d.协商取得一致意见后,应由会商单位或部门的负责者在发文稿纸的有关栏目签注意见。 C核稿:指公文草稿在签发之前由部门负责人或秘书人员进行全面核查与修正活动。 三“关”:

    a.行文关:是否需要行文;

    b.内容关:是否符合政策法规;

    c.形式关:体式、结构、文字。

    D签发:对公文负有法律责任的领导人或被授予专门权限的部门负责人对经审核后的文稿进行终审,批注发出意见并签署姓名及日期的活动

    a.签发的作用:再次全面核查文稿;正式赋予文件法定效用;为印制正式文体提供依据。 b.签发原则:分层签发、先核后签

    c.签发格式:意见、姓名和日期

    d.具体原则:

    第一,以机关名义制发的文件:由机关领导人签发,其中内容重要或涉及

    面广的文件由正职领导人或主持日常工作的副职领导人签发,部分文件也可由机关办公厅(室)秘书长或主任根据机关领导人的授权代签。

    第二,以机关内设部门名义发文:由部门领导人签发,重要文件也可由本机关领导人核签。 第三,会议讨论通过的决议、会议纪要:由会议主持人签发。

    第四,联合行文:由主办单位签发,后由各协办单位签发,并实行“对等”签发,即主办单位由哪一级领导签发,其他协办单位也由相应级别的领导会签。

    e.签发与签署区别:

    二者都是赋予文件法定效用的重要环节

    签发是在誊清的草稿首页的“发文稿纸”的相应栏目内的签注活动,

    签发人可以是正职或副职,也可以是不同层级的负责人。

    签署是在缮印制作出的正式文本上的签注活动,签署权归正职专有,副职一般不联署。主要适用于命令等以领导人名义的发文。

    2.发文的制作

    A注发:在签发之后由秘书或文书人员在定稿上批注缮印制发要求的活动。

    B缮印:根据定稿缮写、印制正本的活动

    C校对:指以领导签发的定稿为标准,对打印出来的样本进行核对的行为过程

    a.校对的内容:

    校正与定稿不符的各种字符、语句、行段

    校正标点符号、公式、图表方面的错漏

    纠正排版格式方面的差错

    b.校对的方法:对校法、折校法、读校法

    D用印签署:公文正本印制完成后,有文书人员用印或领导亲笔签署,公文生效二者皆为生效标志。

    a.基本原则 先签发后用印 与定稿一致 发文名义与印章一致 留存底稿 专人保管 b.用印位置:根据法文情况不同,印章加盖在文件的不同位置。以国家行政机关为例,一般文件的用印位置在正文后的落款处,联合下行文每个机关都应加盖印章,联合上行文只需加盖主办单位的印章即可。

    3.发文的传递、公布与督促实施:

    A封装:将已经盖印好的文件,按照要求进行封装的行为过程

    B传递:将封装好的文件,通过一定的形式,传送给收文机关的行为过程。

    传递形式:邮寄、机要通信、既要交通、文件传输、电信传输

    篇三:文书学

    文书学

    绪论

    第一节 文书学的研究对象、范围、任务及其学科属性

    一、研究对象:文件、文书工作(应用性学科)

    功能:凭证、公布、记载、传递、表达思想意图。

    含义:广义上,指人们在社会生活中为了凭证、公布、记载传递的需要在一定载体上表达思想意图的一种信息记录;狭义上讲是指国家机关、企事业单位在国家治理、政务处理活动中,表达、记载、传递统治阶级思想意图的一种信息记录。 文书工作:是指为围绕文件的产生、传递、管理而展开的一系列活动。它由若干与文件相关的社会实践活动组成,是保证文件的价值能够充分实现、促进文件信息得以传播的根本途径。

    二、研究范围

    1. 文件的基本理论:文件的概念、性质、特点、作用,文件的文种及其特点,文件的稿本,文件的体式。

    2. 文件史与文书工作史:文件的形成及其载体发展历史、文书工作的起源与发展历程、文书工作制度的演变进程、文书工作者职业演变历史

    3. 文书工作的基本知识:文书工作的内容、任务、性质,文书工作的基本原则,文书工作的组织体系、行文关系规则和方式。

    4. 文件的写作规范与语言结构:文件的格式及选择技巧,文件语言的特点,各类文件的写作要求、写作步骤、写作规范与写作技巧。

    5. 文书工作的流程及管理规范:文件收发、发文处理流程,文件后期处置文件整理与归档的组织、方法与步骤,与文件和文书工作相关的规范和标准的研究。

    6. 文书学的基本知识:文书学的概念,研究范围,文书学的产生、发展历程,文书学的学科性质及与相关学科之间关系

    三、研究任务

    研究任务在于科学的总结文件和文书工作的实践经验,探讨、发展和完善文件和文书工作的理论体系

    1. 深入剖析文件产生的社会根源

    2. 优化文件管理程序,改善文书工作状态

    3. 发掘文件和文书工作规律:文件的规律在于对文件自身形成和运动规律的研究,文书工作的规律在于对理念和效率的理解

    四、学科属性

    1.规范性 2.实用性 3.兼容性 4.同步性

    第二节 文书学的建立、发展及其指导意义

    一、文书学起源及发展轨迹

    1. 起源及其建立:最早追溯到原始社会时期,真正意义上的文件在我国最早出现在殷商时期。

    我国正式的文书学研究始于20世纪20年代末至30年代初,许同莘的《公牍学史》、徐望之的《公牍通论》、陈国琛《文书之简化与管理》、周连宽《公文处理法》、甘乃光《中国行政新论》。问题:1.大部分文书学研究成果在文件与文书工作的论述上略有雷同2.大部分学者没有结合我国当时国情和政府机构性

    质对文件及文件管理进行研究。

    2. 文书学的发展:文书学研究发展的重要标志是关于文件管理高等教育的出现。

    3. 文件的成熟与展望:80年代,我国涌现具有一定水平的文书学著作80年代后期,具备了完整的本科、硕士、博士三种教育层次

    二、学习与研究文书学的意义

    1. 有利于推动我国文书工作向规范化、制度化的方向发展

    2. 有利于文书工作的发展与创新

    3. 有利于构建完整的文件档案学学科体系

    4. 有利于培养合格的文书工作人才

    第三节、文书学与相关学科的关系

    一、文书学与行政管理学的关系

    行政管理学是文书学的上位学科,文书学是行政管理学的一个重要分支,二者的关系属于包含关系

    二、与档案学的关系

    文书学与档案学是两门不同性质的学科属于相邻学科的关系

    三、与秘书学的关系(秘书工作三大职能:办文办事办会)

    文书学与秘书学都是行政学的分支

    四、文书学与公文写作的关系

    研究内容上看,文书学与公文写作之间有着较大的交集

    第一章 文件

    第一节 文件的形成与发展

    一、文件形成的条件

    产生的必要条件:社会的需求 出现的前提条件:文字的出现 由信息记载工具转变为管理工具重要条件:国家治理的需要

    (一)社会条件:原始部落管理的需要

    (二)政治条件:阶级的和国家的产生

    奴隶社会与原始社会管理不同:1.管理规模扩大,管理对象多样 2.社会分工细化带动管理层次的多元化

    (三)文化条件:文字的出现

    二、文件的诞生及发展轨迹

    夏:具有公务文书性质的文件出现,常用“誓”以君主民意发布战争动员令,属于下行文

    商:文件总称“典册”,上、下行文初步分类。下行文“诰”(商王勉励臣下)和“命”(商王或大臣代表国家发布命令性文告)

    西周:上、平、下行文和专用文件的分类。下行文,诰、命、誓、典;上行文,事书、丁籍;平行文,盟书;专用文件,谱牒、约、剂、丹书、版和图。 春秋战国:平行文种,盟书、移书(又称遗书,新增);上行文,上书;专用文件,计书、券、符节

    秦:下行文(皇帝专用),制、诏;上行文,奏、上书、议;专用文件,爰

    书、效

    两汉:下行文(皇帝专用),制、诏,新增策书、戒书;上行文,上书(上奏,上疏)、表、章、议、状。最早的公告性文件“露布”(露版,漏板)

    魏晋南北朝:下行文,令;出现新文种“符”用于不相隶属的上下级之间告知性的文件。上行文,章、表、奏、议、新增启、笺、牍;平行文,移,刺。 隋:文种无增删,分类更细、制度更严。

    唐:明显的上行、下行、平行文的规定和等级划分。下行文,册、制、敕(皇帝诏书)、令(太子)、教(亲王公主)、符(中央地方各级机关);上行文,表、状、牍、笺、启、新增辞、熟状、

    宋:皇帝专用下行文,制、诏、册书、敕、御札,新增诰命、口宣、敕牓,官府专用下行文,堂帖、敕牒、部符、新增札子(既可上,亦可下)、省札、榜文;平行文新增牒,咨报、密白。

    元:新增君命文件,皇帝专用宣命、敕牒;皇后懿旨;太子令旨。

    明:文件种类五大类32种.上行文,首创奏本、题本、揭帖、讲章;平行文,平咨、平关、平牒;下行文,照会(首创)、札付、下帖、故牒。

    清:皇帝专用七中,新增旨;上行文新增奏折

    鸦片条约后:新增条约

    南京临时政府:对文种的改革标志封建制度下尊卑观念的破灭,是我国文件史上的一次重要改革。

    新中国成立:1951年9月《公文处理暂行办法》、81年2月《国家行政机关公文处理暂行办法》、87年2月《国家行政机关处理办法》、93年11月修订同名办法、00年8月国家行政机关公文处理办法》

    第二节 文件及其相关概念

    一、概念及特点

    1. 名称由来:①文件一词最早出现在清末《内阁属官官制》②文书一词最早见于贾谊《新书·过秦(下)》文书作为公务文书含义始于东汉③公文一词出现在三国后期

    2. 概念:狭义的文件是指政府机构、社会团体、企事业单位在处理公务活动中按照规范的体式形成并使用的,具有法定效用的信息记录。

    广义文件史机关、组织和个人在社会生活中直接形成并使用的文字、图像、声音以及其他各种形式的信息记录材料。特点:来源广泛;外延扩大;形式多样。

    3. 文件特点:①必须是法定的作者

    ②具有法定的权威性:指文件在法定的时间空间能够对受文者行为产生一定强制性影响(源于制发机关和工作威信、发文机关性质)

    ③具有规范的体式,其权威性严肃性通过规范体式表现

    ④特定处理程序:明确的规范性、固定的顺序

    ⑤现实执行效用

    二、文件与文书关系

    1. 广义概念讲,文件即文书,具有互通性

    2. 文书中公务文书与狭义型文件相同

    三、文件与档案关系

    同:1.广义概念上,互有交集

    2.狭义概念,前后衔接关系,文件是档案前身,档案室文件变体;文件是档案来源之一,档案室文件主要归宿。

    异:1.二者性质不同:文件是现行工作进程中正在运转使用的信息记录,档案是办理完毕具有查考保存价值的信息记录;文件是现行工作的参考与凭证,档案对日后工作起着查考与凭证作用

    2.价值具有继承性:文件现行价值,档案查考与凭证价值,文件阶段第一价值,档案阶段第二阶段。

    3.作用形式不同:单份文件发挥现行价值;档案群体价值发挥作用

    第三节 文件性质功能

    一、性质

    本质属性:现实执行性

    一般属性:1.政治性2.机密性3.信息内容独立性

    三、功能

    基本功能:

    1.社会管理(首要) 2.上传下达 3.公务联系

    其他功能:

    1.法规规范功能 2.凭证参考 3.宣传教育

    第四节 文件分类及文种选择依据

    一、 分类方法

    (一)根据文件载体:1.纸质文件 2.感光介质文件

    3.磁介质文件 4.电子文件

    (二)根据行文方向:1.上行文:下级机关或职能部门向上级领导机关或上级业务主管部门发送的文件

    2.平行文:同级机关或不相隶属的机关发送的文件

    3.下行文:上级领导机关向其下级机关、上级业务主管部门向对口的下级业务部门发送的文件

    (三)根据文件来源:1.接收文件 2.发出文件 3.内部文件

    (四)根据文件应用范围:1.通用文件 2.事务文件 3.专用文件

    (五)根据文件办理紧急程度:1.特急件 2.急件 3.平件

    (六)根据文件秘密等级:1.绝密文件 2.机密文件 3.秘密文件 4.普通文件

    (七)根据文件运动轨迹:1.现行文件 2.半现行文件 3.非现行文件

    二、分类意义

    1.有助于规范组织机构职能范围,保证机构工作程序的正常运转

    2.适应机关不同的行文关系,保证文件得以正常有序的运转

    3.有利于文件的写作与处理

    三、文种选择依据

    1.根据发文机关权限

    2.根据行文目的,文件内容

    3.依据行文关系

    4.依据相关规范

    第二章 文书工作

    第一节 文书工作概念与性质

    一、 概念

    (一) 含义:※广义的文书工作包括围绕制发、处理和管理文件所进行的全部工作,这些工作通过互相衔接的一系列环节构成了机关工作信息处理的流程;狭义主要指专、兼职的文书工作人员所承担的那一部分工作,主要是指文件的处理

    工作。概括的说,文书工作就是指通过互相衔接的一系列程序和手续完成拟制、处理和管理文件材料的工作。

    (二) 对含义的理解

    1. 对象:文件

    2. 主要任务:制发、收办、管理文件

    3. 围绕文件运动的全过所进行的一系列相互衔接的程序和手续的总称,而不是仅指某一个或某几个程序

    4. 不能违背文件运动的规范性

    二、 性质

    (一)政治性:1.文件的政治性所决定 2.文书工作本身就是一种政治行为

    (二)机密性(由文件的机密性决定),表现:1.必须将机密情况控制在一定范围内,不能任意扩大或缩小

    2.必须将机密情况控制在一定时间里,不能提前或拖后,要适时

    (三)时间性,表现:1.文件处理的迅速性2.文件处理的适时性3.文件处理各个环节的时间衔接性

    (四)规范性,体现在文件的制作、处理、整理

    (五)程序性

    第二节 我国文书工作的发展脉络

    一、文书工作机构及官员的发展脉络

    (一)神权时代文书工作机构及其管理者

    夏:文件由太史令负责拟制

    商:我国第一个文书档案管理结构—太史寮(我国最早的专门化国家文书结构) 西周:初步形成文件管理班子

    (二)封建君主专制下文书结构与管理者

    春秋:史官,后期扩展到:士阶层

    秦:※中央最高文书结构是丞相府

    西汉:丞相府各种文书工作逐渐为尚书台所代替,御史大夫也承担中央政府文书工作

    魏晋南北朝:尚书省、中书省、门下省已具雏形

    隋唐:三省制,唐朝启用新的文书人员—翰林学士,职能是为皇帝撰写文件 宋:地方行政区路级政府下设文字官

    元:设承发司收发、启封、上传下达

    明:中央政府文书部门包括内阁、通政司、六科、司礼监和文书房

    清前期:设置内阁和军机处

    (三)具有现代意义的文书工作结构和管理者

    民国时期的文书机构和管理者已经具备了现代文书结构的基本框架,是我国目前实行的文书结构工作体系和管理人员职能地位的主要参考来源

    国民政府内部设有秘书处。

    第三节 文书工作任务

    一、发文处理

    文件需求~撰写文稿~审核文稿~修改文稿~签发~缮印~用印~登记~装封传递

    二、收文处理

    签收~拆封登记~拟办~批办~承办~催办~注办

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