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  • 您的位置:在点网 > 范文 > 礼仪知识 > 其他礼仪 > 职场邮件礼仪 正文 2017-06-14

    职场邮件礼仪

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    篇一:电子邮件礼仪

    电子邮件礼仪(一)

    引言

    本文旨在为电子邮件用户提供向导。它不是“用户手册”,而是提供一些建议,不仅帮你“玩转”电邮(玩转的程度或许会出乎你的想象),还能帮你提防未来的“囧”境。

    收件人,抄送和密抄

    收信人地址的填写方式有三种:“收件人”,“抄送”和“密抄”,也许你会认为这是小菜一碟。不幸的是,事实往往出人意表。

    首先,有些用户完全无视“抄送”的存在。就算邮件只针对某一个人,他们也要把所有地址(译者注:这里指收件人、抄送地和密抄地址)统统塞到“收件人”。如此一来,所有收到信的人都弄不清楚究竟谁应该负责回复。结果,他们要么都回复,要么都不回复。

    其次,有些用户不管三七二十一,把通讯录的所有联系人都作为每一封邮件的收信人。他们是那种“渴望他人注意”的人。

    最后,有些用户从来不关心同一封邮件的其它收信人。这类人属于“喂,你收到没?”一族。举个例子,X给A,B和C发送了一封邮件。C不先检查A和B是否也是收到信,而是立刻转发,还画蛇添足地问道“喂,你收到没?”。 总的来说,关于如何填写收信人地址,下面有几条简单的建议:

    “收件人”地址应该是直接收信人。

    ? “抄送”地址应该是间接收件人。他们只想参考一下邮件,或者发信人觉

    得有必要知会他们(译者注:此处是意译,建议参考原文)。过犹不及,“抄送”给需要的人就够了,不必搬上整本通讯录。

    ? “密抄”和“抄送”差不多,唯一的区别就是:在同一封邮件中,“收件

    人”和“抄送”的收信人看不到“密抄”的邮箱地址,即“密抄”对于“收件人”和“抄送”不可见。相信你也猜到,使用“密抄”有点偷偷摸摸,所以并不被提倡。 ?

    全部答复

    尽管“全部答复”只是一个小小的按钮,它却可以产生一大堆不必要的邮件。举个例子,如果我给12个人发送了邮件,请问他们是否能在某某时间出席会议。那么,我应该收到12封回复,不多也不少。但是,如果每个收信人都按了“全部答复”。那么,不单单我会收到12封,再算上其它人,邮件总数将达到144!

    当然,我并不是说不能使用“全部答复”,而是应该谨用。

    不要把自己当成小说家

    邮件应该简洁切题。它和电话只是用手(打字)和用口(说话)的区别。迄今为止,还没有人凭打电话摘下普利策奖。所以将来也不会有人靠写邮件拿奖。 有一点很重要:某些人每天都要处理成百上千封邮件(这种人确实存在)。他(她)们最不想在邮件看到某人以为自己是未来的狄更斯。

    太多标点符号

    不要拘泥于语法和标点符号,尤其是滥用后者。你会常常看到有人为了强调,硬要在句子后面追加一大堆感叹号。对于滥用标点符号不能掉以轻心。感叹号(计算机术语叫做“bangs”)只是另一种结束句子的方式而已。 重要的事情应该体现在字里行间,而不是标点符号。

    格式不是万能膏药

    格式很管用,但不是万能膏药。(书写邮件)用语直白。句号。就够了。 用HTML(超文本标记语言)或者“天理难容”的Microquish富文本格式去“打扮”邮件,把字体和颜色弄得花里花俏,可谓自讨苦吃。殊不知许多电子邮件客户端(和某些服务器)都无法支持这些格式。结果把邮件弄得不知所云,更严重的还会使客户端崩溃。我就亲眼目睹过这种事。

    如果你仍然斩钉截铁地坚持html,那么我劝你尽量使用默认的字体和简单的格式,把那些五颜六色的背景,千奇百怪的字体和动感十足的图片留给你的个人网站。

    缩略语

    缩略语在电子邮件中无处不在。为了少敲点键盘,人们用晦涩难解的缩略语(除非双方都能够明白其的含义)代替了一目了然的全称。下表罗列了部分常用的缩略语。我建议使用常见的英文缩略语,如“FYI”(For your

    information,仅供参考)或“BTW”(By the way,顺便说说),否则会把对方搞糊涂。

    字符表情

    一定程度上,视觉提示是成功地面对面沟通的关键。究竟表情和肢体语言对于沟通有多重要?一个简单的眼神就可以区分“肯定”和“非常肯定”。那么听觉提示呢?答案显然也一样。

    因为电子邮件无法使用视觉或听觉提示,所以人们发明了“字符表情”。它们是一些简单的字符串,穿插于邮件之间,用于表达作者的情绪(或暗示)。最常见的字符表情莫过于:-)。如果你把头向左转,就会看到一个笑脸(分号是眼睛,破折号是鼻子,右括号代表嘴巴)。下面有更多的例子:

    请不要(随便拿个字符表情)来让我解释,我也没办法统统弄懂。它们通常出现在句末,其意思要联系上下文来解释。我建议你使用字符表情要适可而止。它们不仅数量惊人,而且意思也模棱两可(一不小心“表错情”可能会惹火上身)。

    (待续) 电子邮件礼仪(二)

    称呼

    这里有一个问题:“(对于电子邮件)到底多亲密才算太亲密?”说得再具体点,就是你如何为邮件开头:“亲爱的先生”,“亲爱的史密斯先生”,“乔”还是其它。

    如果你拿这个问题去请教礼仪专家,我估计她会不假思索地答道——跟着标准规范走吧——不过我并不同意。

    对于非商务邮件的称呼,我建议你跳过标准规范。我顶多也只是使用像“亲爱的维吉尔”之类的称呼,或者直接“维吉尔”。

    商务邮件则复杂得多。如何称呼应该具体问题具体分析。不过我通常会遵守这些规则:如果你经常称呼某人为史密斯小姐/夫人/先生,不妨在邮件中依样画葫芦。对于直呼其名的朋友,我要么省略称呼,要么遵循上一段的做法。实在无法确定的话,标准规范就是最安全的做法。

    签名

    如果你想猜猜什么是“电子邮件的签名”,我估计你的答案八九不离十。 在纸质文档(保护树木,请用电邮)的末尾,使用手工签名是一种常见的做法,如下所示。

    Gene Wicker, Jr.

    I Will Follow... Services

    由于电子邮件无法使用手工签名(至少目前如此),于是人们有时会在邮件后面添加一些固定不变的信息(不妨称之为“准签名”)。

    我强烈推荐这种做法,因为并非每个收信人都认识发信人。许多公司使用员工姓名的缩写或数字作为其邮箱地址。可是,这些缩写和数字对于陌生人毫无意义。

    另外,我也建议把在“准签名”中加入你的邮箱地址。有时收信人收到的信息是残缺的,尤其是那些依靠Internet传播的电邮(注:并非所有邮件都

    篇二:职场邮件礼仪方面的新问题

    职场邮件礼仪方面的新问题

    写email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封email的时候,要想到收信人会怎样看这封email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。同时勿对别人之回答过度期望,当然更不应对别人之回答不屑一顾。

    rd3721为您整理出了史上最完整版本的职业电子邮件中礼仪问题,希望能给您的工作带来帮助!

    关于主题

    主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

    1.一定不要空白标题,这是最失礼的

    2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用?才能显示完你的标题

    3.标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“王先生收”

    4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理

    5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

    6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要rere一大串。关于称呼与问候

    1.恰当地称呼收件者,拿捏尺度

    邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、all。

    如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼,但要把性别先搞清楚。

    不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“dearxxx”,显得很熟络。

    2.email开头结尾最好要有问候语

    最简单的开头写一个“hi”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个bestregards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

    俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。

    篇三:商务邮件礼仪

    邮件礼仪

    一.邮件正文内容

    (一)邮件正文包括称呼,问候语,正文,结束敬语,个人签名。

    1.称呼:首行顶格写,要注意自己和收件人的亲密程度和上下级关系。不能太亲昵, 但是要充分表示尊重。在不知道对方性别时,可以称呼职务。

    2.问候语:隔一行顶格写,语气要注意自己和收件人的亲密程度和上下级关系,表 示充分尊重。

    3.正文:(1)隔行首字空两格。

    (2)如果附有文件,简要介绍文件内容。

    (3)正文要内容简洁,注意语气,注重上下级关系,表示尊重。当正文内容较多时,可以分段,标注,列条。务必保证正文条理清晰,内容有序。正文内容要全面,不能追补邮件。重要的信息可以采用加粗,彩色的方式来凸显。正文中不可使用表情符号,以免给对方留下不好的印象。

    4.结尾祝福语:正文隔一行顶格写,语气同问候语。(通常可用祝好)

    5.个人签名:顶格。表明自己所属部门,项目组,电话,QQ|/MSN/微信号。内容一般不超过四项。

    6.全文字体为五号宋体。

    二.附件

    (一)附件应首先做,并且在正文中提醒对方查收。特殊文件的打开方式应予提示。

    (二)附件名:【个人姓名】--附件内容

    (三)附件数不多于四个。附件大小不大于2MB。

    三.邮件回复

    (一)紧急邮件:2小时内回复。

    一般邮件:24小时内回复。

    (二)回答邮件问题:列出原文问题,然后回答。

    (三)收到对方邮件及时回复,回复字数大于10(转 载 于:wWw.zAIdian.cOM 在 点 网:职场邮件礼仪)个。

    四.传送方式

    (一)抄送,无需回复。

    (二)密送时要记得给自己送一份以检验对方是否接收到。

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