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    【用友财务软件u8破解版】2016用友U8,财务软件标准版操作手册

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    2016用友U8 财务软件标准版操作手册

    2016用友U8

    财务软件标准版操作手册

    目录

    一、程序安装 ........................................................................................................................................................... 4

    1.1各个模块流程 ..................................................................................................................................................... 4

    1.2用友ERP-U8管理软件安装 .............................................................................................................................. 4

    二、系统管理 ........................................................................................................................................................... 6

    2.1功能概述 ............................................................................................................................................................. 6

    2.2.账套管理 ............................................................................................................................................................. 6

    2.3年度账管理 ......................................................................................................................................................... 7

    2.4操作员及其权限管理 ......................................................................................................................................... 7

    2.5设立统一的安全机制 ......................................................................................................................................... 7

    三、财务基础设置部分 ........................................................................................................................................... 7

    四、财务总账管理 ................................................................................................................................................... 9

    4.1总账管理系统与其他系统的主要关系 ............................................................................................................. 9

    4.2总账管理系统的业务处理流程 ......................................................................................................................... 9

    4.3总账管理系统初始设置 ....................................................................................................................................11

    4.3.1设置控制参数 .........................................................................................................................................11

    4.3.2设置基础数据 .........................................................................................................................................11

    4.3.2.1定义外币及汇率 ..........................................................................................................................11

    4.3.2.2建立会计科目 ..............................................................................................................................11

    4.3.2.3设置辅助核算档案 ..................................................................................................................... 13

    4.3.2.4设置凭证类别 ............................................................................................................................. 13

    4.3.2.5设置结算方式 ............................................................................................................................. 14

    4.3.2.6定义常用凭证及常用摘要 ......................................................................................................... 14

    4.3.2.7输入期初余额 ............................................................................................................................. 14

    4.4总账管理系统日常业务处理 ........................................................................................................................... 14

    4.4.1凭证管理 ................................................................................................................................................ 15

    4.4.1.1填制凭证 ..................................................................................................................................... 15

    4.4.1.2审核凭证 ..................................................................................................................................... 17

    4.4.1.3凭证汇总 ..................................................................................................................................... 18

    4.4.1.4凭证记账 ..................................................................................................................................... 18

    4.5总账管理系统期末处理 ................................................................................................................................... 18

    4.5.1银行对账 ................................................................................................................................................ 18

    4.5.2自动转账 ................................................................................................................................................ 20

    4.5.3 对账 ....................................................................................................................................................... 22

    4.5.4结账 ........................................................................................................................................................ 22

    五、出纳管理 ......................................................................................................................................................... 23

    5.1出纳签字 ........................................................................................................................................................... 23

    5.2日记账及资金日报表 ....................................................................................................................................... 23

    5.3支票登记簿 ....................................................................................................................................................... 24

    5.4 账簿管理 .......................................................................................................................................................... 25

    六、UFO报表管理 ................................................................................................................................................ 26

    6.1功能概述 ........................................................................................................................................................... 26

    4.1.2 UFO报表管理系统与其他系统的主要关系 ............................................................................. 27

    (转 载于:www.zaIdian.cOM 在 点 网)

    6.2 UFO报表管理系统的业务处理流程 .............................................................................................................. 27

    6.3UFO报表管理系统的基本概念 ....................................................................................................................... 28

    6.5报表制作及处理 ............................................................................................................................................... 30

    6.5.1报表定义及报表模板 ............................................................................................................................ 30

    6.5.2 报表数据处理 ....................................................................................................................................... 33

    6.5.3表页管理及报表输出 ............................................................................................................................ 33

    6.5.4 图表功能 ............................................................................................................................................. 33

    七、薪资管理 ......................................................................................................................................................... 33

    7.1系统概述 ........................................................................................................................................................... 34

    7.2薪资管理系统与其他系统的主要关系 ........................................................................................................... 34

    7.3薪资管理系统的业务处理流程 ....................................................................................................................... 35

    7.4 薪资管理系统日常业务处理 .......................................................................................................................... 36

    7.4.1初始设置 ................................................................................................................................................ 36

    7.4.2日常处理 ................................................................................................................................................ 37

    7.4.3期末处理 ................................................................................................................................................ 39

    八、固定资产管理 ................................................................................................................................................. 40

    8.1功能概述 ........................................................................................................................................................... 40

    8.2固定资产管理系统与其他系统的主要关系.................................................................................................... 40

    8.3固定资产管理系统的业务处理流程 ............................................................................................................... 41

    8.4固定资产管理系统日常业务处理 ................................................................................................................... 42

    8.4.1初始设置 ................................................................................................................................................ 42

    8.4.2日常处理 ................................................................................................................................................ 43

    8.4.3期末处理 ................................................................................................................................................ 46

    一、程序安装

    1.1各个模块流程

    图1-1 模块间的数据关系

    1.2用友ERP-U8管理软件安装

    (1)以系统管理员Administrators身份注册进入系统,将用友ERP-U8管理软件光盘放入服务器的光盘驱动器中,打开光盘目录,双击Setup应用程序文件,稍候,系统显示提示信息,请用户确认计算机中是否已安装U8管理软件必须的系统补丁。

    (2)单击“确定”按钮,进入ERP-U8管理软件安装欢迎界面。单击“下”按钮,打开安装授权“许可证协议”对话框。

    (3)单击“是”按钮,接受协议内容,打开“客户信息”确认对话框。

    (4)输入用户名和公司名称,用户名默认为本机的计算机名,单击“下一步”按钮,打开“选择目的地位置”对话框。

    (5)选择安装程序,安装文件的文件夹。可以单击“浏览”按钮,修改安装路径,或者单击“下一步”按钮,打开选择“安装类型”对话框。

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    2016用友U8 财务软件标准版操作手册

    (6)系统提供了7种安装类型,单击“下一步”按钮,打开“选择安装程序将安装的组件”对话框。

    二、系统管理

    2.1功能概述

    系统管理是用友ERP-U8管理软件中一个非常特殊的组成部分。它的主要功能是对用友ERP-U8管理软件的各个产品进行统一的操作管理和数据维护,具体包括账套管理、年度账管理、操作员及权限的集中管理、系统数据及运行安全的管理等方面。

    2.2.账套管理

    账套指的是一组相互关联的数据。一般来说,可以为企业中每一个独立核算的单位建立一个账套。换句话说,在系统中,可以为多个企业(或企业内多个独立核算的部门)分别建账。

    账套管理功能一般包括账套的建立、修改、删除、引入和输出等。

    2.3年度账管理

    年度账与账套是两个不同的概念,一个账套中包含了企业所有的数据。把企业数据按年度划分,称为年度账。用户不仅可以建立多个账套,而且每个账套中还可以存放不同年度的年度账。这样,对不同核算单位、不同时期的数据,就可以方便地进行操作。

    年度账管理包括年度账的建立、清空、引入、输出和结转上年数据等。

    2.4操作员及其权限管理

    为了保证系统及数据的安全与保密,系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理,一方面可以避免与业务无关的人员进入系统,另方向以对系统所含的各个模块的操作进行协调,以保证各负其责,流程顺畅。

    操作员管理包括操作员的增加、修改、删除等操作。

    操作员权限的管理包括操作员权限的增加、修改、删除等操作。

    2.5设立统一的安全机制

    对企业来说,系统运行安全、数据存储安全是必需的。设立统一的安全机制包括设置系统运行过程中的监控机制,设置数据自动备份,清除系统运行过程中的异常任务等。

    三、财务基础设置部分

    3.1基本信息设置

    在基本信息设置中,可以对建账过程确定的编码方案和数据精度进行修改,并进行系统启用设置。

    用友ERP-U8管理系统分为财务会计、管理会计、供应链、生产制造、人力资源、集团应用、决策支持和企业应用集成等产品组,每个产品组中又包含若干模块,它们中大多数既可以独立运行,又可以集成使用,但两种用法的流程是有差异的。一方面

    企业可以根据本身的管理特点选购不同的子系统;另一方面企业也可能采取循序渐进的策略有计划地先启用一些模块,一段时间之后再启用另外一些模块。系统启用为企业提供了选择的便利,它可以表明企业在何时点及启用了哪些子系统。只有设置了系统启用的模块才可以登录。

    有两种方法可以设置系统启用。一种是在企业建账完成后立即进行系统启用;另外是在建账结束后由账套主管在系统管理中进行系统启用设置。

    3.2基础档案设置

    基础档案是系统日常业务处理必需的基础资料,是系统运行的基石。一个账套总是由若干个子系统构成,这些子系统共享公用的基础档案信息。在启用新账套之前,应根据企业的实际情况,结合系统基础档案设置的要求,事先做好基础数据的准备工作。

    3.3数据权限设置

    用友ERP-U8管理软件中,提供了3种不同性质的权限管理:功能权限、数据权限和金额权限。

    功能权限在系统管理中进行设置,主要规定了每个操作员对各模块及细分功能的操作权限。

    数据权限是针对业务对象进行的控制,可以选择对特定业务对象的某些项目和某些记录进行查询和录入的权限控制。

    金额权限的主要作用体现在两个方面:一是设置用户在填制凭证时,对特定科目允许输入的金额范围:二是设置用户在填制采购订单时,允许输入的采购金额范围。

    四、财务总账管理

    4.1总账管理系统与其他系统的主要关系

    总账管理系统与其他系统的主要关系如图3-1所示。

    图3-1 总账管理系统与其他系统的主要关系

    4.2总账管理系统的业务处理流程

    总账管理系统的业务处理流程如图3-2所示。

    2016用友U8 财务软件标准版操作手册

    统的业务处理流程

    图3-2 账管理系

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    4.3总账管理系统初始设置

    4.3.1设置控制参数

    设置控制参数是对总账管理系统的一些系统选项进行设置,以便为总账管理系统配置相应的功能或设置相应的控制。

    4.3.2设置基础数据

    4.3.2.1定义外币及汇率

    汇率管理是专为外币核算服务的。企业有外币业务,要进行外币及汇率的设置。其作用是:一方面减少录入汇率的次数和差错;另一方

    2016用友U8 财务软件标准版操作手册

    面可以避免在汇率发生变化时出现错误。

    4.3.2.2建立会计科目

    建立会计科目是会计核算方法之一,财务软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目;明细科目的确定要根据各企业情况自行确定,确定原则如下:

    ●会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求,凡是报表所用数据,需从系统取数的,必须设立相应科目。

    ●会计科目的设置必须保持科目与科目间的协调性和体系完整性。不能只有下级而无上级;既要设置总账科目,又要设置明细科目,以提供总括和详细的会计核算资料。

    ●会计科目要保持相对稳定,会计年中不能删除。一级科目名称要符合国家标准,明细科目名称要通俗易懂。

    ●设置会计科目要考虑与子系统的衔接。在总账管理系统中,只有末级会计科目才允许有发生额,才能接收各个子系统转入的数据。

    一般来说,为了充分体现计算机管理的优势,在企业原有的会计科目基础上,应对以往的一些科目结构进行优化调整,充分发挥用友总账管理系统提供的辅助核算:功能,深化、强化企业的核算和管理工作。

    当企业规模不大,往来业务较少时,可采用和手工方式一样的科目结构及记账方法,即

    将往来单位、个人、部门、项目通过设置明细科目来进行核算管理;而对于一个往来业务频繁,清欠、清理工作量大,核算要求严格的企业来说,应该采月·总账管理系统提供的辅助核算功能进行管理,即将这些明细科目的上级科目设为末级科目及设为辅助核算科目,并将这些明细科目设为相应的辅助榜算目录。一个科目设置了辅助核算后,它所发生的每一笔业务将会登记在总账和辅助明细账上。

    启用总账管理系统的辅助核算功能进行核算时,可将科目设置如表3—2所示。

    表3-2 使用辅助核算的科目设置

    4.3.2.3设置辅助核算档案

    设置了科目的辅助核算属性还不够,还应将从科目中去掉的明细科目设置为辅助核算的目录。部门档案、职员档案在实验一中已涉及,下面主要说明项目核算的意义及设置方法。

    一个单位项目核算的种类可能多种多样,例如,在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单等,为此应允许企业定义多个种类的项目核算。可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类,一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理,还可以对这些项目进行分类管理。可以按以下步骤定义项目。

    (1)设置科目辅助核算:在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目,如对生产成本及其下级科目设置项目核算的辅助账类。

    (2)定义项目大类:即定义项目核算的分类类别。如增加生产成本项目大类。

    (3)指定核算科目:即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目,一个科目只能指定一个项目大类。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为按生产成本项目大类核算的科目。

    (4)定义项目分类:为了便于统计,可将同一项目大类下的项目进一步划分,如将生产成本项目大类进一步划分为自行开发项目和委托开发项目。

    (5)定义项目目录:是将各个项目大类中的具体项目输入系统。

    4.3.2.4设置凭证类别

    系统提供了5种常用分类方式供企业选择。对选择的凭证分类可以在制单时设置对科目的限制条件,系统有以下5种限制类型供选择。

    ●借方必有:制单时,此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。

    ●贷方必有:制单时,此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。

    ●凭证必有:制单时,此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。

    ●凭证必无:制单时,此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。

    ●无限制:制单时,此类凭证可使用所有合法的科目。

    限制科目由用户输入,可以是任意级次的科目,科目之间用逗号分割,数量不限,也可参照输入,但不能重复录入。若限制科目为非末级科目,则在制单时,其所有下级科目都将受到同样的限制。

    4.3.2.5设置结算方式

    该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及的结算方式。它与财务结算方式一致,如现金结算、支票结算等。

    4.3.2.6定义常用凭证及常用摘要

    (1)常用凭证定义

    企业发生的会计业务都有其规范性,因而在日常填制凭证的过程中,经常会有许多凭证完全相同或部分相同,如果将这些常用的凭证存储起来,在填制会计凭证时可随时调用。

    (2)常用摘要定义

    在日常填制凭证的过程中,经常会有许多摘要完全相同或大部分相同,如果将这些常用摘要存储起来,在填制会计凭证时可随时调用,必将大大提高业务处理效率。

    4.3.2.7输入期初余额

    在开始使用总账管理系统时,应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。假如企业是在年初建账,则期初余额就是年初数;假如是年中启用总账管理系统,则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如,某企业2006年4月开始启用总账管理系统,那么,应将该企业2006年3月末各科目的期末余额及1—3月的累计发生额计算出来,准备作为启用系统的期初数据录入到总账管理系统中,系统将自动计算年初余额。若科目有辅助核算,还应整理各辅助项目的期初余额,以便在期初余额中录入。

    期初余额的录入分两部分:总账期初余额录入,辅助账期初余额录入。

    4.4总账管理系统日常业务处理

    初始化设置完成后,可以进行日常账务处理了,日常业务包括,凭证管理、出纳管理、账簿管理等。

    4.4.1凭证管理

    记账凭证是登记账簿的依据,是总账管理系统的惟一数据源。凭证管理的内容包括填制凭证、凭证审核、凭证汇总、凭证记账等功能。

    4.4.1.1填制凭证

    在实际工作中,可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证(即前台处理),也可以先由人工制单而后集中输入(即后台处理),企业采用哪种方式应根据本单位实际情况。一般来说,业务量不多或基础较好或使用网络版的企业可采用前台处理方式,而在第一年使用或人机并行阶段,则比较适合采用后台处理方式。

    (1)增加凭证

    记账凭证的内容一般包括两部分:一是凭证头部分;二是凭证正文部分。如果输入会计科目有辅助核算要求,则应输入辅助核算内容;如果一个科目同时兼有多种辅助核算,则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。

    凭证头部分的内容如下。

    ●凭证类别:可以输入凭证类别字,也可以参照输入。

    ●凭证编号:一般情况下,由系统分类按月自动编制,即每类凭证每月都从0001号开始,对于网络用户,如果是几个人同时制单,在凭证的左上角,系统先提示一个参考凭证号,真正的凭证编号只有在凭证保存时才给出,如果只有一个人制单或使用单用户版制单时,凭证左上角的凭证号即是正在填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号,系统规定每页凭证有5条记录,当某号凭证不止一页时,系统自动将在凭证号后标上分单号,例如,收-0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号凭证共有3张分单,当前光标所在分录在第2张分单上。如果在启用账套时设置凭证编号方式为“手工编号”,则用户可在此处手工录入凭证编号。

    ●制单日期:即填制凭证的日期。系统自动取进入账务系统前输入的业务日期为记账凭证填制的日期,如果日期不对,可进行修改或参照输入。

    ●附单据数:即输入原始单据张数。

    ●凭证自定义项:凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行 定义和输入,系统对这些信息不进行校验,只进行保存。

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    2016用友U8 财务软件标准版操作手册

    凭证正文部分的内容如下。

    ●摘要:输入本笔分录的业务说明,要求简洁明了,不能为空。

    ●科目:必须输入未级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。

    ●辅助信息:对于要进行辅助核算的科目,系统提示输入相应的辅助核算信息。辅助核算信息包括客户往来、供应商往来、个人往来、部门核算、项目核算。如果需要对所输入的辅助项进行修改时,可双击所要修改的项,系统显示辅助信息录入窗,可进行修改。

    ●金额:即该笔分录的借方或贷方本币发生额,金额不能为零,但可以是红字,红字金额以负数形式输入。

    如果使用了应收管理系统来管理所有客户往来业务,那么所有与客户发生的业务,都应在应收款管理系统中生成相应的凭证,而不能在“填制凭证”功能中制单。如果使用了应付款管理系统来管理所有供应商往来业务,那么所有与供应商发生的业务,都应在应付款管理系统中生成相应的凭证。

    (2)生成和调用常用凭证

    可以将某张凭证作为常用凭证存入当用凭证库中,以后可按所存代号调用这张常用凭证。

    在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时,可调用此常用凭证,这样会加快凭证的录入速度。

    (3)修改凭证

    在填制凭证中,通过翻页查找或输入查询条件,找到要修改的凭证,将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。

    外部系统传过来的凭证不能在总账管理系统中进行修改,只能在生成该凭证的系统中进行修改。

    (4)作废/恢复凭证

    当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时,可将其作废。

    作废凭证的操作方法是:打开填制凭证后,找到要作废的凭证。执行“制单”|“作废/恢复”命令,凭证上显示“作废”字样,表示已将该凭证作废,作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。

    若当前凭证己作废,还可执行“制单”|“作废/恢复”“命令,取消作废标志,并将当

    前凭证恢复为有效凭证。

    (5)整理凭证

    凭证整理就是删除所有作废凭证,并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理,应先利用“恢复记账前状态”功能中恢复本月月初的记账前状态,再作凭证整理。

    (6)制作红字冲销凭证

    对于已记账的凭证,发现有错误,可以制作—张红字冲销凭证。执行“制单”|“冲销凭证”命令,制作红字冲销凭证。通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行保存管理。

    (7)查看凭证有关信息

    总账管理系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口,同时也提供了强大的信息查询功能。通过“填制凭证”|“查询”功能,可以查询符合条件的凭证信息;通过“查看”菜单可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账等。

    4.4.1.2审核凭证

    为确保登记到账簿的每一笔经济业务的准确性和可靠性,制单员填制的每一张凭证都必须经过审核员的审核。审核凭证主要包括出纳签字、主管签字和审核凭证3方面的工作,根据会计制度规定,审核与制单不能为同一人。

    (1)出纳签字

    出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出,应加强对出纳凭证的管理。出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对,主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确,审查认为错误或有异议的凭证,应交与填制人员修改后再核对。

    出纳签字应先更换操作员,由具有签字权限的出纳人员来进行。对于出纳凭证,可以单个签字,也可以成批签字。

    (2)主管签字

    为了加强对会计人员制单的管理,系统提供“主管签字”功能供用胡选择,选择该功能,会计人员填制的凭证必须经主管签字才能记账。

    (3)审核凭证

    审核凭证是审核员按照财会制度,对制单员填制的记账凭证进行检查核对,主要审核记

    账凭证是否与原始凭证相符,会计分录是否正确等。审查认为错误或有异议的凭证,应交与填制人员修改后再审核,只有具有审核权的人才能进行审核操作。

    凭证审核同出纳签字一样需先重新注册更换操作员,由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核,也可成批审核。

    4.4.1.3凭证汇总

    凭证汇总是按条件对记账凭证进行汇总并生成一张凭证汇总表。进行汇总的凭证可以是己记账凭证,也可以是未记账凭证,因此财务人员可在凭证未全部记账前,随时查看企业目前的经营状况及其他财务信息。

    4.4.1.4凭证记账

    记账凭证经审核签字后,即可用来登记总账、明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。记账一般采用向导方式,使记账过程更加明确,记账工作由计算机自动进行数据处理,不用人工干预。

    4.5总账管理系统期末处理

    期末处理主要包括银行对账、自动转账、对账、月末处理及年末处理。与日常业务相比,数量不多,但业务种类繁杂且时间紧迫。在计算机环境下,由于各会计期间的许多期末业务具有较强的规律性,且方法很少改变,如费用计提,分摊的方法等,由计算机来处理这些有规律的业务,不但减少会计人员的工作量,也可以加强财务核算的规范性。

    4.5.1银行对账

    1.输入银行对账期初数据

    通常许多企业在使用总账管理系统时,先不使用银行对账模块,例如,某企业2005年1月开始使用总账管理系统,而银行对账功能是在5月开始使用,那么银行对账则应该有一定启用日期(启用日期应为使用银行对账功能前最后一次手工对账的截止日期),并在此录入最后一次对账企业方与银行方的调整前余额,以启动日期之前的单位日记账和银行对账单的

    未达项。

    2.输入银行对账单

    要实现计算机自动对账,在每月月末对账前,须将银行开出的银行对账单输入计算机。

    本功能用于平时录入银行对账单。在指定账户(银行科目)后,可录入本账户下的银行对账单,以便于与企业银行存款日记账进行对账。

    3.银行对账

    银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式。

    自动对账即由计算机根据对账依据将银行日记账未达账项与银行对账单进行自动核对、购销。对账依据通常是“结算方式+结算号+方向+金额”,或“方向+金额”。对于已核对上的银行业务,系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志,并视为已达账项,否则,视其为未达账项。由于自动对账是以银行存款日记账和银行对账单双方对账依据完全相同为条件,所以为了保证自动对账的正确和彻底,必须保证对账数据的规范合理。

    手工对账是对自动对

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    账的补充。采用自动对账后,可能还有一些特殊的已达账没有对出来,而被视为末达账项,为了保证对账更彻底正确,可通过手工对账进行调整勾销。

    下面4种情况中,只有第1种情况能自动核销己对账的记录,后3种情况均需通过手工对账釆强制核销。

    ●对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。

    ●对账单文件中一条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。

    ●对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中一条记录完全相同。

    ●对账单文件中多条记录和银行日记账未达账项文件中多条记录完全相同。

    4.余额调节表的查询输出

    在对银行进行两清勾对后,计算机自动整理汇总未达账和已达账,生成“银行存款余额调节表”,以检查对账是否正确。该余额调节表为截止日期的余额调节表,若无对账日期,则为最新余额调解表。如果余额调解表显示账面余额不平,应查“银行期出录入”中的相关项目是否平衡,“银行对账单”录入是否正确,“银行对账”中勾对是否正确、对账是否平衡,如不正确进行调整。

    5.对账结果查询

    对账结果查询,主要用于查询单位日记账和银行对账单的对账结果。它是对余额调解表的补充,可进一步了解对账后,对账单上勾对的明细情况(包括已达账项和未达账项),从

    而进一步查询对账结果。检查无误后,可通过核销银行账来核销已达账。

    银行对账不平时,不能使用核销功能,核销不影响银行日记账的查询和打印。核销错误可以进行反核销。

    4.5.2自动转账

    转账分为外部转账和内部转账。外部转账是指将其他专项核算子系统生成的凭证转入总账管理系统中:内部转账是指在总账管理系统内部,把某个或某几个会计科目中的余额或本期发生额结转到一个或多个会计幸}目中。

    实现自动转账包括转账定义和转账生成两部分。

    1.转账定义

    转账定义主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。

    (1)自定义转账设置

    自定义转账功能可以完成的转账业务主要有:

    ●“费用分配”的结转,如工资分配等。

    ●“费用分摊”的结转,如制造费用等。

    ●“税金计算”的结转,如增值税等。

    ●“提取各项费用”的结转,如提取福利费等。

    ●各项辅助核算的结转。

    如果使用应收款、应付款管理系统,则在总账管理系统中,不能按客户、供应商辅助项进行结转,只能按科目总数进行结转。

    (2)对应结转设置

    对应结转不仅可进行两个科目的一对一结转,还提供科目的一对多结转功能。对应结转的科目可为上级科目,但其下级科目的科目结构必须一致(相同明细科目),如有辅助核算,则两个科目的辅助账类也必须一一对应。

    本功能只结转期末余额,若结转发生额,需在自定义结转中设置。

    (3)销售成本结转设置

    销售成本结转设置主要用来辅助没有启用供应链管理系统的企业完成销售成本的计算和结转。分两种方法:全月平均法和售价(计划价)法。

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    (4)汇兑损益结转设置

    本功能用于期末自动计算外币账户的汇兑损益,并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证,汇兑损益只处理外汇存款账户产,外币现金账户,外币结算的各项债权、债务;不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账产。

    为了保证汇兑损益计算正确,填制某月的汇兑损益凭证时,账户必须先将本月的所有未记账凭证先记账。

    汇兑损益入账科目不能是辅助账科目或有数量外币核算的科目。

    若启用了应收款、应付款管理系统,则计算汇兑损益的外币科目不能是带客户或供应商往来核算的科目。

    (5)期间损益结转设置

    本功能用于在一个会计期间

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    终止时,将损益类科目的余额结转到本年利润科目中,从而及时反映企业利润的盈亏情况。期间损益结转主要是对于管理费用、销售费用、财务费用、销售收入、营业外收支等科目的结转。

    损益科目结转中将列出所有的损益科目。如果希望某损益科目参与期间损益的结转,则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写本年利润科目代码;若为空,则将不结转此损益科目的余额。

    损益科目的期末余额将结转到该行的本年利润科目中去。

    若损益科目与本年利润科目都有辅助核算,则辅助账类必须相同。

    损益科目结转表中的本年利润科目必须为末级科目,且为本年利润入账科目的下级科目。

    2.生成转账凭证

    定义完转账凭证后,每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证,在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去,通过审核、记账后才能真正完成结转工作。

    由于转账凭证中定义的公式基本上取自账簿,因此,在进行月末转账之前,必须将所有未记账凭证全部记账,否则,生成的转账凭证中的数据可能不准确。特别是对于一组相关转账分录,必须按顺序依次进行转账生成、审核、记账。

    如果启用了应收款、应付款管理系统,则在总账管理系统中不能按客户、供应商进行结转。

    根据需要,选择生成结转方式、结转月份及需要结转的转账凭证,系统在进行结转计算后显示将要生成的凭证,确认无误后,将生成的凭证追加到未记账凭证中。

    结转月份为当前会计月,且每月只结转一次。在生成结转凭证时,要注意操作日期,一般在月末进行。

    若转账科目有辅助核算,但未定义具体的转账辅助项,则可以选择“按所有辅助项结转”,还是“按有发生的辅助项结转”。

    ●按所有辅助项结转:转账科目的每一个辅助项生成一笔分录。

    ●按有发生的辅助项结转:按转账科目下每一个有发生的辅助项生成一笔分录。

    4.5.3 对账

    对账是对账簿数据进行核对,以检查记账是否正确,以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与补助账数据来完成账账核对。

    试算平衡就是将系统中设置的所有科目的期末余额按会计平衡公式“借方余额=贷方余额”进行平衡检验,并输出科目余额表及是否平衡信息。

    一般来说,实行计算机记账后,只要记账凭证录入正确,计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的,但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏,因而引起账账不符,为了保证账证相符、账账相符,应经常使用本功能进行对账,至少—个月一次,一般可在月末结账前进行。

    如果使用了应收款、应付款管理系统,则在总账管理系统中不能对往来客户账、供应商往来账进行对账。

    当对账出现错误或记账有误时,系统允许“恢复记账前状态”,进行检查、修改,直到对账正确。

    4.5.4结账

    每月月底都要进行结账处理,结账实际上就是计算和结转各账簿的本期发生额和期末余额,并终止本期的账务处理工作。

    在电算化方式下,结账工作与手工相比简单多了,结账是一种成批数据处理,每月只结账一次,主要是对当月日常处理限制和对下月账簿的初始化,由计算机自动完成。

    在结账之前要进行下列检查。

    (1)检查本月业务是否全部记账,有未记账凭证不能结账。

    (2)月末结转必须全部生成并记账,否则本月不能结账。

    (3)检查上月是否已结账,上月未结账,则本月不能记账。

    (4)核对总账与明细账、主体账与辅助账、总账管理系统与其他子系统数据是否已一致,不一致不能结账。

    (5)损益类账产是否全部结转完毕,否则本月不能结账。

    (6)若与其他子系统联合使用,其他子系统是否已结账;若没有,则本月不能结账。

    结账前要进行数据备份,结账后不得再录入本月凭证,并终止各账户的记账工作;计算本月各账户发生额合计和本月账产期末余额,并将余额结转下月月初。

    如果结账以后发现结账错误,可以进行“反结账”,取消结账标志,然后进行修正,再进行结账工作。

    五、出纳管理

    出纳管理是总账管理系统为出纳人员提供的一套管理工具,包括出纳签字,现金和银行存款日记账的输出,支票登记簿的管理以及银行对账功能,并可对银行长期未达账提供审计报告。

    5.1出纳签字

    前面介绍审核凭证功能时,已介绍过出纳签字功能。

    5.2日记账及资金日报表

    日记账是指现金和银行存款日记账。日记账由计算机登记,日记账的作用只是用于输出。只要建立会计科目时“日记账”选项打上“√”标志,即表明该科目要登记日记账。

    (1)现金日记账

    欲查询现金日记账,必须执行“设置”|“会计科目”|“指定科目”命令,预先指定现金科目。

    (2)银行存款日记账

    欲查询银行存款日记账,银行存款科目必须执行“设置”|“会计科目”|“指定科目”命令,预先指定银行存款科目。银行日记账的查询与现金日记的查询基本相同,所不同的只是银行日记账设置有“结算号”栏,它主要是对账用的。

    (3)资金日报表

    资金日报表是反映现金、银行存款日发生额及余额情况的报表,手工方式下,资金日报表由出纳员逐日填写,反映当天营业终止时现金、银行存款的收支情况及余额。电算化方式下,资金日报表主要用于查询、输出或打印资金日报表,提供当日借、贷金额合计和余额,以及发生的业务量等信息。

    5.3支票登记簿

    在手工记账时,出纳员通常利用支票领用登记簿,用来登记支票领用情况,为此总账管理管理系统特为出纳员提供了“支票登记簿”功能,以供其详细登记支票领用人、领用日期、支票用途、是否报销等情况。

    使用支票登记簿要注意以下几点。

    ●只有在会计科目中设置了银行账辅助核算的科目才能使用支票登记簿。

    ●只有在结算方式设置中选择票据控制,才能选择登记银行科目。

    ●领用支票时,银行出纳员须使用“支票登记”功能据实登记领用日期、领用部门、领用人、支票号、备注等。

    ●支票支出后,经办人持原始单据(发票)报销,会计人员据此填制记账凭证,在录入该凭证时,系统要求录入该支票的结算方式和支票号,填制完成该凭证后,系统自动在支票登记簿中将支票写上报销日期,该号支票即为己报销。对报销的支票,系统用不同的颜色区分。

    ●支票登记簿中的报销日期栏,一般是由系统自动填写的,但对于有些已报销而由于人为原因而造成系统未能自动填写报销日期的支票,可进行手工填写。

    ●已报销的支票不能进行修改。可以取消报销标志,再行修改。

    ●在实际应用中,如果要求领用人亲笔签字等,最好不使用支票登记簿,这会增加输入的工作量。

    5.4 账簿管理

    企业发生的经济业务,经过制单、审核、记账等程序后,就形成了正式的会计账簿,除了前面介绍的现金和银行存款的查询和输出外,账簿管理还包括基本会计核算账簿的查询输出,以及各种辅助账的查询和输出。

    1.基本会计核算账簿管理

    基本会计核算账簿管理包括总账、余额表、明细账、序时账、多栏账的查询及打印。

    (1)总账的查询及打印

    总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额,而且还可查询所有2—6级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。

    (2)余额表的查询及打印

    发生额及余额表用于查询统计各级科目的本月发生额、累计发生额和余额等,可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额。因此建议利用“发生额及余额表”代替总账。

    (3)明细账的查询及打印

    明细账查询用于平时查询各账户的明细发生情况,及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。

    (4)序时账的查询及打印

    序时账实际就是以流水账的形式反映单位的经济业务,查询打印比较简单,此处不作详述。

    (5)多栏账的查询及打印

    本功能用于查询多栏明细账。在查询多栏账之前,必须先定义查询格式。进行多栏账栏目定义有两种定义方式:自动编制栏目、手动编制栏目。一般先进行自动编制再进行手动调整,可提高录入效率。

    2.各种辅助核算账簿管理

    辅助核算账簿管理包括个人往来、部门核算、项目核算账簿的总账、明细账查询输出,以及部门收支分析和项目统计表的查询输出。当供应商往来和客户往来采用总账管理系统核算时,其核算账簿的管理在总账管理系统中进行:否则,应在应收款、应付款管理系统中进行。

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    3.现金流量表的查询

    可以查询到现金流量明细表和现金流量统计表。现金流量明细表可以按月份查询,也可以按日期查询;还可以按现金流量项目查询。现金流量统计表针对现金流量项目分类进行查询,可以按月份查询,也可以按日期查询。

    六、UFO报表管理

    用友ERP-U8管理软件中的UFO报表是报表事务处理的工具。它与用友账务管理软件等各系统有完善的接口,具有方便的自定义报表功能、数据处理功能,内置多个行业的常用会计报表;该系统也可以独立运行,用于处理日常办公事务。

    6.1功能概述

    1.文件管理功能

    UFO提供了各类文件管理功能,除能完成一般的文件管理外,UFO的数据文件还能够转换为不同的文件格式,例如,文本文件、MDB文件、XLS文件等。此外,通过UFO提供的“导入”和“导出”功能,可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。

    2.格式设计功能

    UFO提供的格式设计功能,可以设置报表尺寸、组合单元、画表格线、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等。同时,UFO还内置了11种套用格式和19个行业的标准财务报表模板,包括最新的现金流量表,方便了用户标准报表的制作,对于用户单位内部常用的管理报表,UFO还提供了自定义模板功能。

    3.公式设计功能

    UFO提供了绝对单元公式和相对单元公式,可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡公式;UFO还提供了种类丰富的函数,在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据,生成财务报表。

    4.数据处理功能

    UFO的数据处理功能可以固定的格式管理大量数据不同的表页,并在每张表页之间建立有机的联系。此外,还提供了表页的排序、查询、审核、舍位平衡、汇总功能。

    5.图表功能

    UFO可以很方便地对数据进行图形组织和分析,制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等多种分析图表,并能编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色和打印输出。

    6.打印功能

    UFO提供“所见即所得”和“打印预览”的功能,可以随时观看报表或图形的打印效果。报表打印时,可以打印格式或数据,可以设置表头和表尾,可以在0.3~3倍之间缩放打印,可以横向或纵向打印等。

    7.二次开发功能

    UFO提供了批命令和自定义菜单,利用该功能可以开发出适合本企业的专用系统。

    4.1.2 UFO报表管理系统与其他系统的主要关系

    UFO报表管理系统主要是从其他系统中提取编制报表所需的数据。总账、工资、固定资产、应收款、应付款、财务分析、采购、库存、存货核算和销售子系统均可向报表子系统传递数据,以生成财务部门所需的各种会计报表。

    6.2 UFO报表管理系统的业务处理流程

    UFO报表管理系统的业务处理流程如图4-1所示。

    图4-1 UFO报表管理系统的业务处理流程

    6.3UFO报表管理系统的基本概念

    1.格式状态和数据状态

    UFO将报表制作分为两大部分来处理,即报表格式与公式设计工作与报表数据处理工作。这两部分的工作是在不同状态下进行的。

    (转载于:www.zaIdian.cOM 在点 网)

    ●格式状态

    在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作,例如,表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字:定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的是报表的格式,报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。

    ●数据状态

    在报表的数据状态下管理报表的数据,例如,输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式,看到的是报表的是报表的全部内容,包括格式和数据。

    报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。

    2.单元

    单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标志。例如,C8表示第3列第8行的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。

    ●数值单元

    月于存放报表的数据,在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存

    放的单元公式运算生成。建立一个新表时,所有单元的类型默认为数值型。

    ●字符单元

    字符单元也是报表的数据,也在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入,也可由单元公式生成。

    ●表样单元

    表样单元是报表的格式,是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样,那么在其中输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。

    3.组合单元

    组合单元由相邻的两个或更多的单元组成,这些单元必须是同一种单元类型(表样、数值、字符),UFO在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。

    4.区域

    区域由一张表页上的相邻单元组成,自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在UFO中,区域是二维的,最大的区域是整个表页,最小的区域是一个单元。例如,A6到C10的长方形区域表示为A6:

    C10,起点单元与终点单元用“:”连接。

    5.表页

    一个UFO报表最多可容纳99999张表页,一个报表中的所有表页具有相同的格式,但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现,称为“页标”。页标用“第1页”-“第99999页”表示,当前表的第2页,可以表示为@2。

    6.二维表和三维表

    确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数,这个数的位置可通过行(横轴)和列(纵轴)来描述,那么这个表就是二维表。

    如果将多个相同的二维表叠在一起,并要从多个二维表中找到一个数据要素,则需增加一个要素,即表页号(Z轴)。这一叠表称为一个三维表。

    如果将多个不同的三维表放在一起,要从多个三维表中找到一个数据,又需增加一个要素,即表名。三维表的表间操作即为“四维运算”。因此,在UFO中要确定一个数据的所有要素为:<表名>、<列>、<行>、<表页>,如利润表第2页的C5单元,表示为“利润表”→C5@2。

    7.固定区及可变区

    固定区指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。可变区是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字,可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区。

    有可变区的报表称为可变表。没有可变区的报表称为固定表。

    8.关键字

    关键字是一种特殊的单元,可以惟一标志一个表页,用于在大量表页中快速选择表页。例如,一个资产负债表的表文件可放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表),要对某一张表页的数据进行定位,要设置一些定位标志,在UFO中称为关键字。

    UFO共提供了6种关键字,它们是“单位名称”、 “单位编号”、 “年”、 “季”、“月”、 “日”,除此之外:UFO还增加了一个自定义关键字,当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义,可以用于业务函数中代表取数日期。

    关键字的显示位置在格式状态下设置,关键字的值则在数据状态下录入,每个报表可以定义多个关键字。

    6.5报表制作及处理

    6.5.1报表定义及报表模板

    1.报表格式定义

    报表的格式设计在格式状态下进行,格式对整个报表都有效。包括以下操作。

    (1)设置表尺寸。定义报表的大小即设定报表的行数和列数。

    (2)定义组合单元。即把几个单元作为一个单元使用。

    (3)画表格线。

    (4)输入报表中项目。包括表头、表体和表尾(关键字值除外)。在格式状态下定义了单元内容的自动默认为表样型,定义为表样型的单元在数据状态下不允许修改和删除。

    (5)定义行高和列宽。

    (6)设置单元风格。设置单元的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。

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    (7)设置单元属性。把需要输入数字的单元定为数值单元:把需要输入字符的单元定为字符单元。

    (8)确定关键字在表页上的位置,例如,单位名称、年、月等。

    2.报表公式定义

    公式的定义在格式状态下进行。

    ●计算公式:定义了报表数据之间的运算关系,可以实现报表系统从其他子系统取数。

    ●审核公式:用于审核报表内或报表之间的勾稽关系司否正确。

    ●舍位平衡公式:用于报表数据进行进位或小数点取整时调整数据,例如,将以“元”为单位的报表数据

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    变成以“万元”为单位的报表数据,且表中的平衡关系仍然成立。

    报表的计算公式在一般情况下必须设置,审核公式和舍位平衡公式是根据需要设置的。

    用友软件的计算公式一般通过函数实现。企业常用的财务报表数据一般来源于总账管理系统或报表系统本身,取自于报表的数据又可以分为从本报表取数和从其他报表的表页取数。

    (1)自总账取数的函数。

    自总账取数的公式又可以称账务函数 账务函数的基本格式如下:

    函数名("科目编码",会计期间,["方向"],[账套号],[会计年度],[编码1],

    [编码2])

    ●科目编码:也可以是科目名称,且必须用双引号括起来。

    ●会计期间:可以是“年”、“季”、“月”等变量,也可以是具体表示年、季、月的数字。

    ●方向:即“借”或“贷”,可以省略。

    ●账套号:为数字,缺省时默认为999账套。

    ●会计年度即数据取数的年度,可以省略。

    ●[编码1]、[编码2]:与科目编码的核算账类有关,可以取科目的辅助账,如职员编码、项目编码等,如无辅助核算则省略。

    账务取数函数主要有以下几种。

    总账函数 金额式 数量式 外币式 期初额函数 QC() 期末额函数 QM()

    sQC() sQM()

    wQC() wQM()

    发生额函数 FS() 累计发生额函数 LFS() 条件发生额函数 TFS() 对方科目发生额函数 DFS() 净额函数 JE() 汇率函数 HL() (2)自本表页取数的函数

    自本表本表页取数的函数主要有以下几项

    数据合计 PTOTA№() 平均值 PAVG() 最大值 PMAX() 最小值 PMIN() (3)自本表其他表页取数的函数

    sFS()

    wFS()

    wLFS() wTFS() wDFS()

    3LFS() sTFS() sDFS()

    sJE() wJE()

    对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据,或者直接以页标号作为定位依据,指定取某张表页的数据。

    可以使用SELECT()函数从本表其他表页取数。例如以下数据。

    C1单元取自于上个月的C2单元的数据:C1=SELECT(C2,月@=月+1)。

    C1单元取自于第2张表页的C2单元的数据:C1=C2@2。

    (4)自其他报表取数的函数

    对于取自于其他报表的数据可以用“"报表[.REP]"—>单元”格式指定要取数的某张报表的单元。

    3.报表模板

    通过报表格式定义和公式定义可以设置一个个性化的自定义报表。用友UFO还为用户提供了16个行业的各种标准财务报表格式。

    利用报表模板可以迅速建立一张符合需要的财务报表。另外,对于一些本企业常用报表模板中没有提供的报表,在自定义完这些报表的格式和公式后,可以将其定义为报表模板,以后可以直接调用。

    6.5.2 报表数据处理

    报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作。数据处理工作必须在数据状态下进行。处理时计算机会根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。

    报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的,因此在数据处理时还涉及到表页的操作,如增加、删除、插入、追加表页等。

    报表的数据包括报表单元的数值和字符,以及游离于单元之外的关键字。数值单元只能生成数字,而字符单元既能生成数字又能生成字符。数值单元和字符单元可以由公式生成,也可以由键盘输入。关键字则必须由键盘输入。

    6.5.3表页管理及报表输出

    报表的输出包括报表的屏幕输出和打印输出,输出时可以针对报表格式输出,也可以针对某一特定表页输出。输出报表格式须在格式状态下操作,而输出表页须在数据状态下操作,输出表页时,格式和报表数据一起输出。

    输出表页数据时会涉及到表页的相关操作,例如,表页排序、查找、透视等。屏幕输出时可以对报表的显示风格、显示比例加以设置。打印报表之前可以在预览窗口预览,打印时还可以进行页面设置和打印设置等操作。

    6.5.4 图表功能

    报表数据生成之后,为了对报表数据进行直观的分析和了解,方便对数据的对比、趋势和结构分析,可以利用图形对数据进行直观显示。UFO图表格式提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图表。

    图表是利用报表文件中的数据生成的,图表与报表数据存在着密切的联系,报表数据发生变化时,图表也随之变化,报表数据删除后,图表也随之消失。

    七、薪资管理

    7.1系统概述

    人力资源的核算和管理是企业管理的重要组成部分,其中对于企业员工的业绩考评和薪酬的确定正确与否更是关系到企业每一个职工的切身利益,对于调动每一个职工的工作积极性、正确处理企业与职工之间的经济关系具有重要意义。薪资管理是各企事业单位最经常使用的功能之一。在用友ERP-U8管理软件中,它作为人力资源管理系统的一个子系统存在,它的主要功能包括以下方面。

    1.薪资类别管理

    薪资管理系统提供处理多个工资类别的功能。如果单位按周或一月多次发放工资,或者是单位中有多种不同类别(部门)的人员,工资发放项目不同,计算公式也不同,但需进行统一工资核算管理,应选择建立多个工资类别。

    如果单位中所有人员的工资统一管理,而人员的工资项目、工资计算公式全部相同,只需要建立单个工资类别,以提高系统的运行效率。

    2.人员档案管理

    可以设置人员的基础信息并对人员变动进行调整,另外系统也提供了设置人员附加信息的功能。

    3.薪资数据管理

    可以根据不同企业的需要设计工资项目和计算公式;管理所有人员的工资数据,并对平时发生的工资变动进行调整;自动计算个人所得税,结合工资发放形式进行扣零处理或向代发工资的银行传输工资数据;自动计算、汇总工资数据;自动完成工资分摊、计提、转账业务。

    4.薪资报表管理

    提供多层次、多角度的工资数据查询。

    7.2薪资管理系统与其他系统的主要关系

    薪资管理系统与系统管理共享基础数据;薪资管理系统将工资分摊的结果生成转账凭传递到总账管理系统;另外,薪资管理系统向成本核算系统传送相关费用的合计数据。

    7.3薪资管理系统的业务处理流程

    1.新用户的操作流程

    采用多工资类别核算的企业,第一次启用薪资管理系统,应如图5-1所示步骤进行操作。

    图5-1 多工资类别核算管理企业的操作流程

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    2.老用户的操作流程

    如果已经使用薪资管理系统,到了年末,应进行数据的结转,以便开始下一年度的工作。

    在新的会计年度开始时,可在“设置”菜单中选择所需修改的内容,如人员附加信息、人员类别、工资项目、部门等,这些设置只有在新的会计年度第一个会计月中,删除所涉及到的工资数据和人员档案后,才可进行修改。

    7.4 薪资管理系统日常业务处理

    7.4.1初始设置

    计算机处理工资程序基本类似于手工,只不过用户要做一次性初始设置,如部门、人员类别、工资项目、公式、个人工资、个人所得税设置,银行代发设置、各种表样的定义等,每月只需对有变动的地方进行修改,系统自动进行计算,汇总生成各种报表。薪资管理系统初始设置包括建立工资账套和基础信息设置两部分。

    1.建立工资账套

    工资账套与系统管理中的账套是不同的概念,系统管理中的账套是针对整个核算系统,而工资账套是针对薪资子系统。要建立工资账套,前提是在系统管理中首先建立本单位的核算账套。建立工资账套时可以根据建账向导分4步进行:即参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。

    2.基础信息设置

    建立工资账套以后,要对整个系统运行所需的一些基础信息进行设置。包括:

    (1)部门设置

    员工薪资一般是按部门进行管理的。

    (2)人员类别设置

    人员类别与工资费用的分配、分摊有关,以便于按人员类别进行工资汇总计算。

    (3)人员附加信息设置

    此项设置可增加人员信息,丰富人员档案的内容,便于对人员进行更加有效的管理。例如,增加设置人员的性别、民族、婚否等。

    (4)工资项目设置

    工资项目设置即定义工资项目的名称、类型、宽度、小数、增减项。系统中有一些固定项目,是工资账中必不可少韵,包括“应发合计”,“扣款合计”,“实发合计”,这些项目不能删除和重命名。其他项目可根据实际情况定义或参照增加。例如,基本工资、奖励工资、请假天数等。在此设置的工资项目是针对所有工资类别的全部工资项目。

    (5)银行名称设置

    发放工资的银行可按需要设置多个,这里银行名称设置是对所有工资类别。例如,同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点,需在不同的银行代发工资;或者不同的工资类别由不同的银行代发工资,均需设置相应的银行名称。

    7.4.2日常处理

    1.工资类别管理

    薪资管理系统是按工资类别来进行管理。每个工资类别下有职工档案、工资变动、工资数据(来自:www.zaidian.cOm 在 点 网)、报税处理、银行代发等。对工资类别的维护包括建立工资类别、打开工资类别、删除工资类别、关闭工资类别和汇总工资类别。

    (1)人员档案

    人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息,此外员工的增减变动也必须在本功能中处理。人员档案的操作是针对于某个工资类别的,即应先打开相应的工资类别。

    人员档案管理包括增加、修改、删除人员档案,人员调离与停发处理,查找人员等。

    (2)设置工资项目和计算公式

    在系统初始中设置的工资项目包括本单位各种工资类别所需要的全部工资项目。由于不同的工资类别,工资发放项目不同,计算公式也不同,因此应对某个指定工资类别所需的工资项目进行设置,并定义此工资类别的工资数据计算公式。

    ●选择建立本工资类别的工资项目

    这里只能选择系统初始中设置的工资项目,不可自行输入。工资项目的类型、长度、小数位数、增减项等不可更改。

    ●设置计算公式

    定义某些工资项目的计算公式及工资项目之间的运算关系。例如,缺勤扣款=基本工资/

    月工作日×缺勤天数。运用公式可直观表达工资项目的实际运算过程,灵活地进行工资计算处理。定义公式可通过选择工资项目、运算符、关系符、函数等组合完成。

    系统固定的工资项目“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”等的计算公式,系统根据工资项目设置的“增减项”自动给出。用户在此只能增加、修改、删除其他工资项目的计算公式。

    定义工资项目计算公式要符合逻辑,系统将对公式进行合法性检查,不符合逻辑的系统将给出错误提示。定义公式时要注意先后顺序,先得到的数据应先设置公式。应发合计、扣款合计和实发合计公式应是公式定义框的最后3个公式,并且实发合计的公式要在应发合计和扣款合计公式之后。可通过单击公式框的“▲”、“▼”箭头按钮调整计算公式顺序。如出现计算公式超长,可将所用到的工资项目名称缩短(减少字符数),或设置过渡项目。定义公式时可使用函数公式向导参照输入。

    2.工资数据管理

    第一次使用薪资管理系统必须将所有人员的基本工资数据录入计算机,平时如每月发生工资数据的变动也在此进行调整。为了快速、准确地录入工资数据,系统提供以下功能。

    (1)筛选和定位

    如果对部分人员的工资数据进行修改,最好采用数据过滤的方法,先将所要修改的人员过滤出来,然后进行工资数据修改。修改完毕后进行“重新计算”和“汇总”。

    (2)页编辑

    在工资变动窗口提供了”编辑”按钮,可以对选定的个人进行快速录入。单击“上一人”、“下一人”按钮可变更人员,录入或修改其他人员的工资数据。

    (3)替换

    将符合条件的人员的某个工资项目的数据,统一替换成某个数据。如管理人员的奖金上统调100元。

    (4)过滤器

    如果只对工资项目中的某一个或几个项目修改,可将要修改的项目过滤出来。例如,只对事假天数、病假天数两个工资项目的数据进行修改。对于常月到的过滤项目可以在项目过滤选择后,输入一个名称进行保存,以后可通过过滤项目名称调用,不用时也可以删除。

    3.工资分钱清单

    工资分钱清单是按单位计算的工资发放分钱票面额清单,会计人员根据此表从银行取款

    并发给各部门。系统提供了票面额设置的功能,用户可根据单位需要自由设置,系统根据实发工资项目分别自动计算出按部门、按人员、按企业各种面额的张数。

    4.个人所得税的计算与申报

    鉴于许多企事业单位计算职工工资薪金所得税工作量较大,本系统特提供个人所得税自动计算功能,用户只需自定义所得税率,系统自动计算个人所得税。

    5.银行代发

    目前社会上许多单位发放工资时都采用职工凭工资信用卡去银行取款。银行代发业务处理,是指每月末单位应向银行提供银行给定文件格式的软盘。这样做既减轻了财务部门发放工资的繁重工作,又有效地避免了财务去银行提取大笔款项所承担的风险,同时还提高了对员工个人工资的保密程度。

    6.工资分摊

    工资是费用中人工费最主要的部分,还需要对工资费用进行工资总额的计提计算、分配及各种经费的计提,并编制转账会计凭证,供登账处理之用。

    7.工资数据查询统计

    工资数据处理结果最终通过工资报表的形式反映,薪资管理系统提供了主要的工资报表,报表的格式由系统提供,如果对报表提供的固定格式不满意,可以通过”修改表”和”新建表”功能自行设计。

    (1)工资表

    工资表包括工资发放签名表、工资发放条、工资卡、部门工资汇总表、人员类别工资汇总表、条件汇总表、条件统计表、条件明细表、工资变动明细表、工资变动汇总表等由系统提供的原始表。主要用于本月工资发放和统计,工资表可以进行修改和重建。

    (2)工资分析表

    工资分析表是以工资数据为基础,对部门、人员类别的工资数据进行分析和比较,产生各种分析表,供决策人员使用。

    7.4.3期末处理

    1.月末结转

    月末处理是将当月数据经过处理后结转至下月。每月工资数据处理完毕后均可进行月末结转。由于在工资项目中,有的项目是变动的,即每月的数据均不相同,在每月工资处理时,

    均需将其数据清为0,而后输入当月的数据,此类项目即为清零项目。

    因月末处理功能只有主管人员才能执行,所以应以主管的身份登录系统。

    月末结转只有在会计年度的1月至11月进行,且只有在当月工资数据处理完毕后才可进行。若为处理多个工资类别,则应打开工资类别,分别进行月末结转。若本月工资数据未汇总,系统将不允许进行月末结转。进行期末处理后,当月数据将不允许变动。

    2.年末结转

    年末结转是将工资数据经过处理后结转至下年。进行年末结转后,新年度账将自动建立。只有处理完所有工资类别的工资数据,对多工资类别,应关闭所有工资类别,然后在系统管理中选择“年度账”菜单,进行上年数据结转。其他操作与月末处理类似。

    年末结转只有在当月工资数据处理完毕后才能进行。若当月工资数据未汇总,系统将不允许进行年末结转。进行年末结转后,本年各月数据将不允许变动。若用户跨月进行年末结转,系统将给予提示。年末处理功能只有主管人员才能进行。

    八、固定资产管理

    8.1功能概述

    用友ERP—U8管理软件固定资产管理系统主要完成企业固定资产日常业务的核算和管理,生成固定资产卡片,按月反映固定资产的增加、减少、原值变化及其他变动,并输出相应的增减变动明细账,按月自动计提折旧,生成折旧分配凭证,同时输出一些同设备管理相关的报表和账簿。

    8.2固定资产管理系统与其他系统的主要关系

    固定资产管理系统中资产的增加、减少以及原值和累计折旧的调整、折旧计提都要将有关数据通过记账凭证的形式传输到总账管理系统,同时通过对账保持固定资产账目与总账的平衡,并可以修改、删除以及查询凭证。固定资产管理系统为成本核算系统提供计提折旧有关费用的数据。UFO报表系统也可以通过相应的取数函数从固定资产管理系统中提取分析数

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    据。

    8.3固定资产管理系统的业务处理流程

    固定资产管理系统的业务处理流程如图6-1所示。

    图6-1 固定资产管理系统的业务处理流程

    8.4固定资产管理系统日常业务处理

    8.4.1初始设置

    固定资产管理系统初始设置是根据用户单位的具体情况,建立一个适合的固定资产子账套的过程。初始设置包括设置控制参数、设置基础数据、输入期初固定资产卡片。

    1.设置控制参数

    控制参数包括约定与说明、启用月份、折旧信息、编码方式,以及财务接口等。这些参数在初次启动固定资产管理系统时设置,其他参数可以在“选项”中补充。

    2.设置基础数据

    (1)资产类别设置

    固定资产的种类繁多,规格不一,要强化固定资产管理,及时准确做好固定资产核算,必须科学地设置固定资产的分类,为核算和统计管理提供依据。

    (2)部门设置

    在部门设置中,可对单位的各部门进行设置,以便确定资产的归属。在企业应用平台的基础设置中的部门设置是共享的。

    (3)部门对应折旧科目设置

    对应折旧科目是指折旧费用的入账科目。资产计提折旧后必须把折旧归入成本或费用,根据不同企业的具体情况,有按部门归集的,也有按类别归集的。部门对应折旧科目的设置就是给每个部门选择一个折旧科目,这样在输入卡片时,该科目自动添入卡片中,不必一个一个输入。

    如果对某一上级部门设置了对应的折旧科目,下级部门继承上级部门的设置。

    (4)增减方式设置

    增减方式包括增加方式和减少方式两类。系统内置的增加方式有直接购买、投资者投入、捐赠、盘盈、在建工程转入、融资租入6种。系统内置的减少方式有出售、盘亏、投资转出、捐赠转出、报废、毁损、融资租出7种。用友软件系统固定资产的增减方式可以设置两级,也可以根据需要自行增加。

    (5)折旧方法设置

    折旧方法设置是系统自动计算折旧的基础。系统提供了常用的6种折旧方法:不提折旧、

    工作量法、年数总和法、双倍余额递减法、平均年限法(一)和(二),并列出了它们的折旧计算公式。这几种方法是系统默认的折旧方法,只能选用,不能删除和修改。另外可能由于各种原因,这几种方法不能满足需要,系统提供了折旧方法的自定义功能。

    3.输入期初固定资产卡片

    固定资产卡片是固定资产核算和管理的基础依据,为保持历史资料的连续性,必须将建账日期以前的数据输入到系统中。原始卡片的输入不限制必须在第一个期间结账前,任何时候都可以输入原始卡片。

    8.4.2日常处理

    (来自:WwW.zaiDian.com 在点网)

    日常处理主要包括资产增减、资产变动,资产评估、生成凭证和账簿管理。

    1.资产增减

    资产增加是指购进或通过其他方式增加企业资产。资产增加需要输入一张新的固定资产卡片,与固定资产期初输入相对应。

    资产减少是指资产在使用过程中,会由于各种原因,如毁损、出售、盘亏等,退出企业,此时要做资产减少处理。资产减少需输入资产减少卡片并说明减少原因。

    只有当账套开始计提折旧后才可以使用资产减少功能,否则减少资产只有通过删除卡片来完成。

    对于误减少的资产,可以使用系统提供的纠错功能来恢复。只有当月减少的资产才可以恢复。如果资产减少操作己制作凭证,必须删除凭证后才能恢复。

    只要卡片未被删除,就可以通过卡片管理中“已减少资产”来查看减少的资产。

    2.资产变动

    资产的变动包括原值变动、部门转移、使用状况变动、使用年限调整、折旧方法调整、净残值(率)调整、工作总量调整、累计折旧调整、资产类别调整、变动单管理。其他项目的修改,例如,名称、编号、自定义项目等的变动等可直接在卡片上进行。

    资产变动要求输入相应的“变动单”来记录资产调整结果。

    (1)原值变动

    资产在使用过程中,其原值增减有5种情况:根据国家规定对固定资产重新估价,增加补充设备或改良设备,将固定资产的一部分拆除,根据实际价值调整原来的暂估价值,发现原记录固定资产价值有误的。原值变动包括原值增加和原值减少两部分。

    (2)部门转移

    资产在使用过程中,因内部调配而发生的部门变动应及时处理,否则将影响部门的折旧计算。

    (3)资产使用状况的调整

    资产使用状况分为在用、未使用、不需用、停用、封存5种。资产在使用过程中,可能会因为某种原因,使得资产的使用状况发生变化,这种变化会影响到设备折旧的计算,因此应及时调整。

    (4)资产使用年限的调整

    资产在使用过程中,资产的使用年限可能会由于资产的重估、大修等原因调整资产的使用年限。进行使用年限调整的资产在调整的当月就按调整后的使用年限计提折旧。

    (5)资产折旧方法的调整

    一般来说,资产折旧方法一年之内很少改变,但如有特殊情况需调整改变的可以调整。

    (6)变动单管理

    变动单管理可以对系统制作的变动单进行查询、修改、制单、删除等处理。

    注意:

    ☆用友ERP-U8软件固定资产管理系统中,本月录入的卡片和本月增加的资产不允许进行变动处理,只能在下月进行。

    3.资产评估

    用友ERP-U8管理系统提供对固定资产评估作业的管理,主要包括如下:

    (1)将评估机构的评估数据手工录入或定义公式录入到系统。

    (2)根据国家要求手工录入评估结果或根据定义的评估公式生成评估结果。

    (3)对评估单的管理。

    本系统资产评估功能提供可评估的资产内容包括原值、累计折旧、净值、使用年限、工作总量、净残值率。

    4.资产盘点

    用友ERP-U8管理系统提供对固定资产盘点的管理,主要包括如下:

    (1)在卡片管理中打印输出固定资产盘点单。

    (2)在资产盘点中选择按部门或按类别等对固定资产进行盘点,录入盘点数据,与账面上记录的盘点单进行核对,查核资产的完整性。

    (3)对盘点单的管理。

    5.生成凭证

    固定资产管理系统和总账管理系统之间存在着数据的自动传输,这种传输是由固定资产管理系统通过记账凭证向总账管理系统传递有关数据。例如,资产增加、减少、累计折旧调整以及折旧分配等记账凭证。制作记账凭证可以采取“立即制单”或“批量制单”的方法实现。

    6.账簿管理

    可以通过系统提供的账表管理功能,及时掌握资产的统计、汇总和其他各方面的信息。账表包括账簿、折旧表、统计表、分析表4类。另外如果所提供的报表种类不能满足需要,系统还提供了自定义报表功能,可以根据实际要求进行设置。

    (1)账簿

    系统自动生成的账簿有(单个)固定资产明细账、(部门、类别)明细账、固定资产登记簿、固定资产总账。这些账簿以不同方式,序时地反映了资产变化情况,在查询过程中可联查某时期(部门、类别)明细及相应原始凭证,从而获得所需财务信息。

    (2)折旧表

    系统提供了4种折旧表:(部门)折旧计提汇总表、固定资产折旧计算明细表、固定资产及累计折旧表(一)和(二)。通过该类表可以了解并掌握本企业所有资产本期、本年乃至某部门计提折旧及其明细情况。

    (3)统计表

    统计表是出于管理资产的需要,按管理目的统计的数据。系统提供了7种统计表:固定资产原值一览表、固定资产统计表、评估汇总表、评估变动表、盘盈盘亏报告表、逾龄资产统计表、役龄资产统计表。

    (4)分析表

    分析表主要通过对固定资产的综合分析,为管理者提供管理和决策依据。系统提供了4种分析表:价值结构分析表:固定资产使用状况分析表、部门构成分析表、类别构成分析表。管理者可以通过这些表了解本企业资产计提折旧的程度和剩余价值的大小。

    (5)自定义报表

    当系统提供的报表不能满足企业要求时,用户也可以自己定义报表。

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    8.4.3期末处理

    固定资产管理系统的期末处理工作主要包括计提减值准备、计提折旧、对账、月末结账等内容。

    1.计提减值准备

    企业应当在期末或至少在每年年度终止,对固定资产逐项进行检查,如果由于市价持续下跌,或技术陈旧等原因导致其可回收金额低于账面价值的,应当将可回收金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备,固定资产减值准备必须按单项资产计提。

    如已计提的固定资产价值又得以恢复,应在原计提的减值准备范围内转回。

    2.计提折旧

    自动计提折旧是固定资产管理系统的主要功能之一。可以根据录入系统的资料,利用系统提供的“折旧计提”功能,对各项资产每期计提一次折旧,并自动生成折旧分配表,然后制作记账凭证,将本期的折旧费用自动登账。

    当开始计提折旧时,系统将自动计提所有资产当期折旧额,并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目中。计提工作完成后,需要进行折旧分配,形成折旧费用,系统除了自动生成折旧清单外,同时还生成折旧分配表。从而完成本期折旧费用登账工作。

    系统提供的折旧清单显示了所有应计提折旧资产所计提的折旧数据额。

    折旧分配表是制作记账凭证,把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据,折旧分配表有两种类型:类别折旧分配表和部门折旧分配表。生成折旧分配表由“折旧汇总分配周期”决定,因此,制作记账凭证要在生成折旧分配表后进行。

    计提折旧遵循以下原则。

    (1)在一个期间内可以多次计提折旧,每次计提折旧后,只是将计提的折旧累加到月初的累计折旧上,不会重复累计。

    (2)若上次计提折旧已制单并传递到总账管理系统,则必须删除该凭证才能重新计提折旧。

    (3)计提折旧后,又对账套进行了影响折旧计算或分配的操作,必须重新计提折旧,否则系统不允许结账。

    (4)若自定义的折旧方法月折旧率或月折旧额出现负数,系统自动中止计提。

    (5)资产的使用部门和资产折旧要汇总的部门可能不同,为了加强资产管理,使用部门必

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    须是明细部门,而折旧分配部门不一定要分配到明细部门,不同的单位处理可能不同,因此要在计提折旧后,分配折旧费用时做出选择。

    3.对账

    当初次启动固定资产的参数设置,或选项中的参数设置选择了“与账务系统对账”参数,才可使用本系统的对账功能。

    为保证固定资产管理系统的资产价值与总账管理系统中固定资产科目的数值相等,可随时使用对账功能对两个系统进行审查。系统在执行月末结账时自动对账一次,并给出对账结果。

    4.月末结账

    当固定资产管理系统完成了本月全部制单业务后,可以进行月末结账,月末结账每月进行一次,结账后当期数据不能修改。如有错必须修改,可通过系统提供的的“恢复月末结账前状态”功能反结账,再进行相应修改。

    由于成本系统每月从本系统提取折旧费数据,因此一旦成本系统提取了某期的数据,则该期不能反结账。

    本期不结账,将不能处理下期的数据:结账前一定要进行数据备份,否则数据一旦丢失,将造成无法挽回的后果。

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